當(dāng)一個(gè)項(xiàng)目被提出來以后，你很難對(duì)于你可能需要的所有資源有一個(gè)很全面的概念，但是，你開始進(jìn)行確定范圍，假設(shè)，交付方法等等問題。這里給了你估計(jì)進(jìn)行該項(xiàng)目所需要的工作量和其他資源的一個(gè)方法。這樣你可以估計(jì)項(xiàng)目持續(xù)時(shí)間和項(xiàng)目費(fèi)用，獲得認(rèn)可，然后開始工作。
如同你所知道的，你預(yù)先進(jìn)行的估計(jì)只是一個(gè)估計(jì)。只有當(dāng)項(xiàng)目結(jié)束了之后你才能夠知道該項(xiàng)目所用的工作量，費(fèi)用和時(shí)間。到那個(gè)時(shí)候，你要處理預(yù)計(jì)中的不確定和風(fēng)險(xiǎn)問題。
下面是對(duì)于偶然性計(jì)劃的一個(gè)簡(jiǎn)單介紹，以及在什么時(shí)候必須要使用它們。
估計(jì)偶然性
所有的項(xiàng)目都有一定程度的不確定性。如果可能，你通過使用一個(gè)偶然性預(yù)算來解決估計(jì)的不確定問題。如果你相信你的估計(jì)有80%的準(zhǔn)確性，你需要20%的偶然性預(yù)算。
例如，如果你的項(xiàng)目預(yù)計(jì)要花費(fèi)$100，000，你可能需要$20，000的偶然性預(yù)算來解決估計(jì)錯(cuò)誤以及完成那些應(yīng)該在范圍以內(nèi)，但是在你初的估計(jì)中遺漏掉的工作。偶然性預(yù)算中剩下來的所有的錢都會(huì)在項(xiàng)目結(jié)束后歸還給客戶。
計(jì)劃好的儲(chǔ)備
一些項(xiàng)目需要項(xiàng)目經(jīng)理把對(duì)于意外做好更充足的準(zhǔn)備。對(duì)于一些項(xiàng)目，你必須為偶然需要的資源以及在需要時(shí)你怎樣能夠獲得它們做好準(zhǔn)備。你需要制定一個(gè)策略來保證需要的時(shí)候能夠獲得儲(chǔ)備的資源。它們可能是人力資源也可能是非人力資源，比如硬件、設(shè)備或者補(bǔ)給等。
很多時(shí)候你需要對(duì)于儲(chǔ)備資源提前作好計(jì)劃。比如下面的例子：
時(shí)間
在一個(gè)典型的項(xiàng)目里，如果你發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目比你預(yù)期的時(shí)間要長(zhǎng)，你可能會(huì)要求延長(zhǎng)時(shí)間，并增加費(fèi)用預(yù)算。但是如果后期限已經(jīng)定死，不能推遲，而你第一次意識(shí)到你需要新的資源的時(shí)候，你可能沒有時(shí)間去找它們了。你需要一個(gè)已經(jīng)準(zhǔn)備好的計(jì)劃來告訴你這些資源在哪里，以及如何能夠獲得它們。
例如，讓我們看看幾年前的Y2K項(xiàng)目。如果你進(jìn)入了1999年的后六個(gè)月，而同時(shí)又還剩下很多工作，只有你有一個(gè)大膽的計(jì)劃保證項(xiàng)目能夠按時(shí)完成，以及一個(gè)在需要的時(shí)候能夠獲得額外人手的計(jì)劃，你才有機(jī)會(huì)成功。進(jìn)行內(nèi)部員工鑒別和備用能夠讓你在需要額外的資源的時(shí)候做出快速反應(yīng)。
獲得增加的資源的高成本
你可能會(huì)遇到有些資源批量購(gòu)買的時(shí)候會(huì)比較便宜，但如果追加采購(gòu)的話會(huì)比較貴。例如，如果你的解決方案需要新的硬件，你會(huì)發(fā)現(xiàn)如果你購(gòu)買的數(shù)量比較多的話，單價(jià)會(huì)比較便宜。讓我們假設(shè)你估計(jì)你會(huì)需要100套硬件。由于你估計(jì)中的不確定性，你可能會(huì)采購(gòu)110套，留10套作為余量。你這樣做是因?yàn)槟悻F(xiàn)在購(gòu)買這10套硬件的價(jià)格（作為批量采購(gòu)的一部分）比以后單獨(dú)購(gòu)買10套硬件要便宜得多。
有足夠的時(shí)間尋找專業(yè)資源 有時(shí)候你有足夠的時(shí)間來獲得難以尋找的專業(yè)資源。你可能需要儲(chǔ)備好這些資源以備將來之需。例如，你可能會(huì)提前接觸顧問公司來尋找專業(yè)資源，比如某種難以使用工具的專家，同時(shí)你也知道你并不見得一定會(huì)需要他。這樣顧問公司可以提前安排好這些人，以便在你將來需要的時(shí)候，這些人能夠很快到位。
把儲(chǔ)備計(jì)劃作為風(fēng)險(xiǎn)計(jì)劃的一部分
使用下面的步驟來確認(rèn)對(duì)于貯備的需求并在需要時(shí)準(zhǔn)備好它們：
1.承認(rèn)這種需求。首先重要的一步是要理解你對(duì)于儲(chǔ)備的需求。如果你不承認(rèn)這一點(diǎn)，等到對(duì)于額外資源的需求出現(xiàn)以后，你沒有時(shí)間做出反應(yīng)了。對(duì)于儲(chǔ)備資源的需要通常是你風(fēng)險(xiǎn)管理策略的一部分。你可能已經(jīng)認(rèn)識(shí)到一些項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，并且認(rèn)定降低這些風(fēng)險(xiǎn)的辦法是保留一定的資源儲(chǔ)備。
2.確定費(fèi)用和收益。顯然保留一些可能會(huì)需要的資源會(huì)有好處。但是通常這樣也會(huì)產(chǎn)生額外費(fèi)用。確實(shí)制定并執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)計(jì)劃需要花費(fèi)一定的項(xiàng)目管理時(shí)間。但是，很多時(shí)候還有額外的項(xiàng)目費(fèi)用。讓我們看看這三個(gè)例子：
·在Y2K的例子中，如果鑒別出所需要的額外的資源是在公司的內(nèi)部，如果不使用它們，不會(huì)需要額外追加費(fèi)用。只有在需要使用這些額外的資源的時(shí)候才會(huì)產(chǎn)生額外費(fèi)用。
·在第二個(gè)例子中，你訂購(gòu)了10套多余的硬件，并把它們作為備用。這附加的10套硬件增加了項(xiàng)目的費(fèi)用。如果你用到了它們，不會(huì)再需要追加費(fèi)用（事實(shí)上，你可能會(huì)節(jié)省一些費(fèi)用）。但是，如果你完全不需要它們，備用的這10套硬件沒有用了，而這些費(fèi)用對(duì)于項(xiàng)目來說是浪費(fèi)了。
·在第三個(gè)例子中，你要求顧問公司去尋找一個(gè)專業(yè)資源。你通常不會(huì)提前需要增加費(fèi)用，除非你給顧問公司付費(fèi)，要求他們保留你可能需要的人員。但是，如果你需要一項(xiàng)額外的資源，費(fèi)用可能會(huì)更高，因?yàn)轭檰柟拘枰龈嗟墓ぷ鱽頋M足你的需求。
3.獲得贊同。關(guān)于風(fēng)險(xiǎn)、費(fèi)用和收益的信息應(yīng)該被提交給項(xiàng)目發(fā)起人以獲得批準(zhǔn)。你需要確保項(xiàng)目發(fā)起人同意你的儲(chǔ)備計(jì)劃能夠有效地降低項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)。你還需要項(xiàng)目發(fā)起人認(rèn)識(shí)到增加費(fèi)用的必要性，并能夠在你需要獲得額外資源的時(shí)候批準(zhǔn)你增加項(xiàng)目費(fèi)用。
4.管理風(fēng)險(xiǎn)計(jì)劃。和風(fēng)險(xiǎn)計(jì)劃有關(guān)的行為應(yīng)該在工作計(jì)劃和管理計(jì)劃中提前被考慮到。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該根據(jù)進(jìn)程對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行再評(píng)估，可能是每月一次或者在重要事件結(jié)束之后，以檢查是否還需要儲(chǔ)備，以及這些儲(chǔ)備是否能夠有效降低項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)。
總結(jié)
在大多數(shù)的項(xiàng)目中，如果你發(fā)現(xiàn)你需要更多的資源，你告訴你的發(fā)起人，如果需要的話還要調(diào)整預(yù)算和進(jìn)度表。但是，在一些項(xiàng)目中，你不會(huì)有更多的時(shí)間。在這樣的情況下，項(xiàng)目經(jīng)理必須確定項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)在哪里，并且有一個(gè)計(jì)劃來保證如果需要的話，備用資源已經(jīng)準(zhǔn)備好了。有時(shí)候你需要資源隨時(shí)備用。另一些時(shí)候，你只是需要知道你在需要時(shí)能夠很快獲得它們。項(xiàng)目?jī)?chǔ)備的需求通常是由風(fēng)險(xiǎn)管理流程來確定并管理的，而儲(chǔ)備的資源是針對(duì)某種確定的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的。
