全球知名的金融機(jī)構(gòu)花旗銀行(Citibank)，為了有效地加速I(mǎi)T項(xiàng)目的執(zhí)行效率與品質(zhì)，導(dǎo)入美國(guó)Interwoven公司提供的協(xié)同式文件管理系統(tǒng)，在節(jié)省項(xiàng)目管理成本的同時(shí)，更成功地提升了公司的項(xiàng)目管理能力。

　　在花旗銀行的每一個(gè)IT開(kāi)發(fā)項(xiàng)目中，每個(gè)項(xiàng)目中大約都需要產(chǎn)生、簽署約20至25份的文件，而花旗銀行平均每一個(gè)月大約都要啟動(dòng)十個(gè)IT項(xiàng)目，而這些IT項(xiàng)目都有許多企業(yè)內(nèi)、外部的團(tuán)隊(duì)參與其中，包括公司內(nèi)部即將采用這些信息系統(tǒng)的多個(gè)營(yíng)運(yùn)部門(mén)、IT部門(mén)、設(shè)備管理單位，以及外部的系統(tǒng)整合商與外包廠商等等。

　　由于集團(tuán)內(nèi)同時(shí)有許多的IT項(xiàng)目在同步進(jìn)行，使得花旗銀行在日常的IT項(xiàng)目執(zhí)行與管理上，遇到許多的問(wèn)題與挑戰(zhàn)。首先，沒(méi)有建立項(xiàng)目文件的管理系統(tǒng)，使得項(xiàng)目成員們很難去尋求到個(gè)人所需要的文件，而且算在眾多分散數(shù)據(jù)庫(kù)中找到了可供參考的歷史文件數(shù)據(jù)，也很難直接使用，如此一來(lái)，許多具有流傳價(jià)值的文件，也因而消失，無(wú)法將企業(yè)寶貴的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)傳承給后人。算是已經(jīng)被集中儲(chǔ)存的部分文件，也因?yàn)榍啡弊銐虻哪芤?jiàn)度與詳實(shí)的說(shuō)明解釋，而不容易被需要的人發(fā)現(xiàn)、使用。并且，許多項(xiàng)目文件都是紙本形式，又經(jīng)常需要跨部門(mén)去進(jìn)行簽署，往往形成了時(shí)間的浪費(fèi)，而且項(xiàng)目的執(zhí)行工作，也缺乏一致性的流程、品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)與稽核方法。

　　為了一勞永逸地解決這樣的痛苦，于是在確認(rèn)了公司內(nèi)部的需求，花旗銀行發(fā)現(xiàn)文件管理軟件是改善公司既有作業(yè)流程窘境的佳方案，于是經(jīng)過(guò)縝密研究之后，決定導(dǎo)入Interwoven WorkSite MP，以便解決越來(lái)越棘手的IT項(xiàng)目管理作業(yè)。

　　美國(guó)Interwoven公司是全球的全線企業(yè)內(nèi)容管理（ECM）產(chǎn)品及解決方案供應(yīng)商，其產(chǎn)品擁有眾多專利技術(shù)并獲獎(jiǎng)無(wú)數(shù)。在全球有超過(guò)3千家企業(yè)采用了其產(chǎn)品，積累了豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

　　在文件管理系統(tǒng)上線啟用之后，過(guò)去一直困擾著花旗銀行的項(xiàng)目執(zhí)行效率不彰以及管理不易的問(wèn)題，很快地便獲得了顯著的改善。在這虛擬的IT項(xiàng)目管理平臺(tái)上，項(xiàng)目相關(guān)人員能夠集中化地存放所有預(yù)先設(shè)計(jì)好的項(xiàng)目管理文件模版、e-Mail的往返紀(jì)錄、參考文件、議題清單以及終的文件成品，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)有了一個(gè)有效互動(dòng)與協(xié)作的空間，不僅大幅提高了項(xiàng)目執(zhí)行效率，也由于所有項(xiàng)目的完整歷程中的內(nèi)容都能夠被系統(tǒng)化地有效分類與儲(chǔ)存，使得之后的項(xiàng)目文件產(chǎn)生變得更加簡(jiǎn)單而快速。

　　通過(guò)實(shí)施有效的文件管理，花旗銀行獲得了明顯的效益，成員對(duì)既有內(nèi)容資產(chǎn)的利用率顯著提高，大幅提升生產(chǎn)力，平均每個(gè)項(xiàng)目成員每個(gè)月可以節(jié)省約5個(gè)工作小時(shí)，由此花旗銀行每年在項(xiàng)目管理成本上減少了約近五百萬(wàn)的財(cái)務(wù)支出。并且，在保證IT系統(tǒng)品質(zhì)的前提之下，大大減少用于協(xié)調(diào)溝通的時(shí)間耗費(fèi)，縮短了項(xiàng)目開(kāi)發(fā)周期，從而有效的提升了企業(yè)生產(chǎn)力！