【前言】　　IT項目的系統(tǒng)集成，相對于其他行業(yè)的項目，更著眼于高新技術(shù)的轉(zhuǎn)化和應(yīng)用，更強(qiáng)調(diào)人的智力在工程中的作用。文章作者與IT打交道十幾年，歷經(jīng)IT應(yīng)用系統(tǒng)生命周期的重要階段，以自己的親身經(jīng)歷描述采購管理。

　　2008年初，筆首參與了公司開發(fā)測試系統(tǒng)集成項目的建設(shè)，并擔(dān)任該項目的項目經(jīng)理。本項目的建設(shè)是為了妥善處理好公司業(yè)務(wù)創(chuàng)新、技術(shù)進(jìn)步與可靠技術(shù)保障之間的關(guān)系，通過　　采購一批新的設(shè)備，建立獨(dú)立的開發(fā)與測試環(huán)境，并將其與生產(chǎn)環(huán)境物理隔離，以實現(xiàn)減少發(fā)生技術(shù)故障隱患的目的

　　本次項目采購數(shù)額較大，且涉及的設(shè)備種類包括網(wǎng)絡(luò)、主機(jī)、存儲等多種類型和型號。因此為了保證采購的設(shè)備滿足開發(fā)測試系統(tǒng)需求，盡量降低采購成本，保質(zhì)保量按時完成系統(tǒng)集成項目，必須合理運(yùn)用項目管理中的采購管理理論知識，以確保項目采購的順利成功進(jìn)行。

1制定采購計劃

　　根據(jù)采購管理理論，在采購前必須制定詳盡和實施性強(qiáng)的采購計劃，這樣才能保證采購工作能按計劃順利實施。而在制定采購計劃時，又可以按照以下三個步驟具體實施。

1·1采購分析

　　在采購分析中，主要對采購可能發(fā)生的直接成本、間接成本、自行制造能力、采購評標(biāo)能力等進(jìn)行分析比較，并決定是否從單一的供應(yīng)商或從多個供應(yīng)商采購所需的全部或部分貨物和服務(wù)。采購分析在項目管理節(jié)點(diǎn)上，應(yīng)該是項目規(guī)劃和項目方案已經(jīng)產(chǎn)出，采購需要根據(jù)方案做充分采購預(yù)算、步驟及順序。

　　其過程是，分解方案，分解方案任務(wù)，列舉采購元素。在這個過程中，分解要細(xì)，估算要準(zhǔn)，否則采購會出問題;采購不足，或者采購過量，都會帶來麻煩。

　　在本文項目建設(shè)中，筆者首先完成了開發(fā)測試系統(tǒng)的詳細(xì)設(shè)計方案。在設(shè)計方案中，我給出了開發(fā)測試系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)圖和主機(jī)存儲架構(gòu)圖，明確了系統(tǒng)架構(gòu)建設(shè)的需求。另外，還在設(shè)計方案中寫明了結(jié)構(gòu)圖中每一個網(wǎng)絡(luò)、主機(jī)及存儲設(shè)備的詳細(xì)配置、性能和功能要求。

　　事后證明，如果不是當(dāng)時方案細(xì)節(jié)分析到位，采購到的產(chǎn)品很可能無法滿足開發(fā)測試環(huán)境的需要。因此充分的采購分析，是大型項目建設(shè)必不可少的，需要做得全面和具體。

1·2合同類型的選擇

　　當(dāng)決定需要采購時，合同類型的選擇成為買賣雙方關(guān)注的焦點(diǎn)，因為不同的合同類型決定了風(fēng)險在買方和賣方之間分配。買方的目標(biāo)是把大的實施風(fēng)險放在賣方，同時維護(hù)對項目經(jīng)濟(jì)、高效執(zhí)行的獎勵;賣方的目標(biāo)是把風(fēng)險降到低，同時使利潤大化。

　　常見的合同可分為以下5種。不同合同類型適用于不同的情形，買方可根據(jù)具體情況進(jìn)行選擇。一般來說，其適用情況如下:

①成本加成本百分比(CPPC)合同:由于不利于控制成本，目前很少采用;

②成本加固定費(fèi)用(CPFF)合同:適合于研發(fā)項目;

③成本加獎勵費(fèi)(CPIF)合同:主要用于長期的、硬件開發(fā)和試驗要求多的合同;

④固定價格加獎勵費(fèi)用(FPI)合同:長期的高價值合同;

⑤固定總價(FFP)合同:買方易于控制總成本，風(fēng)險小;賣方風(fēng)險大而潛在利潤可能大，因而常用。

　　在本文項目采購中，為了便于控制總成本，降低合同風(fēng)險，采用了固定總價的合同。由于本項目為集成項目，成本較為明確，實施時間較短，因此宜采用固定成本合同。

1·3采購計劃編制

　　根據(jù)采購分析的結(jié)果和所選擇的合同類型編制采購計劃，說明如何對采購過程進(jìn)行管理。具體包括:合同類型、組織采購的人員、管理潛在的供應(yīng)商、編制采購文檔、制定評價標(biāo)準(zhǔn)等

　　在本文項目采購中，筆者是依據(jù)采購分析結(jié)果及所選合同類型，制定了采購計劃。該計劃包括以下主要內(nèi)容:采購內(nèi)容、采購流程、采購方式、采購時間進(jìn)度計劃、采購預(yù)算等。有了以上具體的采購計劃和實施步驟，接下來需要嚴(yán)格執(zhí)行計劃并將其轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實。

2采購過程管理

2·1詢價

　　詢價是從可能的賣方那里獲得誰有資格完成工作的信息，該過程的專業(yè)術(shù)語叫供方資格確認(rèn)。獲取信息的渠道有:招標(biāo)文件、行業(yè)刊物、互聯(lián)網(wǎng)等媒體、供應(yīng)商目錄、約定專家擬定可能的供應(yīng)商名單等。通過詢價獲得供應(yīng)商的投標(biāo)建議書。

　　招標(biāo)文件的詢價方式是為通用和可靠的，本文項目采購是采用該詢價方式。招標(biāo)文件的編寫是一項復(fù)雜而細(xì)致的基礎(chǔ)工作。其編制質(zhì)量的好壞直接關(guān)系到招標(biāo)工作能否正常進(jìn)行，甚至影響授標(biāo)后能否順利履行合同。

　　故招標(biāo)文件的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)完整、詳盡，用詞準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn)，避免招標(biāo)雙方對文件的理解和解釋產(chǎn)生分歧，增加評標(biāo)工作量，影響招標(biāo)工作的順利進(jìn)行。招標(biāo)文件通常由下列文件組成:

①技術(shù)文件:設(shè)備、部件及其附件的技術(shù)條件和要求;

②商務(wù)文件:包括詢價函、報價須知及供貨一攬表、合同基本條件及包裝、運(yùn)輸?shù)取?/p>

　　招標(biāo)文件定稿前要反復(fù)推敲、審查、修改。對于關(guān)鍵件的選用，應(yīng)在廣泛了解市場及使用情況的基礎(chǔ)上，在招標(biāo)文件中予以明確設(shè)備配套關(guān)鍵件的規(guī)格型號及供貨廠商。這樣做有利于提高各投標(biāo)文件的響應(yīng)性，防止投標(biāo)文件內(nèi)容及標(biāo)價差異過大，從而減少評標(biāo)工作量。

　　本次項目采購的招標(biāo)文件是完全按照上述要求進(jìn)行編寫的，注明了每一臺采購設(shè)備的具體配置和詳細(xì)技術(shù)要求，并且對供應(yīng)商的報價、供貨、合同基本條件等作了詳細(xì)說明。這項工作耗費(fèi)了項目組采購階段多的時間和精力，但是這些工作都是非常值得的，它確保了合同采購設(shè)備能夠滿足項目實施的所有需求。

2·2供方選擇

　　這個階段根據(jù)既定的評價標(biāo)準(zhǔn)選擇一個承包商。評價方法有以下幾種:

①合同談判:雙方澄清見解，達(dá)成協(xié)議。這種方式也叫“議標(biāo)”;

②加權(quán)方法:把定性數(shù)據(jù)量化，將人的偏見影響降至低程度。這種方式也叫“綜合評標(biāo)法”。

　　綜合評標(biāo)價法是指以投標(biāo)價為基礎(chǔ)，將評定各要素按預(yù)定的方法換算成相應(yīng)的價格，在原投標(biāo)價上增加或扣減該值而形成的評標(biāo)價格。評標(biāo)價格低的投標(biāo)書為優(yōu)。采購機(jī)組、車輛等大型設(shè)備時，較多采用這種方法。

　　評標(biāo)時，投標(biāo)價格以外還需考慮的因素和折算為價格的方法，一般包括以下幾個方面。

(1)運(yùn)輸費(fèi)用。這部分由招標(biāo)單位可能支付的額外費(fèi)用包括運(yùn)費(fèi)、保險費(fèi)和其他費(fèi)用，如運(yùn)輸超大件設(shè)備需要對道路加寬、橋梁加固所需支出的費(fèi)用等。換算為評標(biāo)價格時，可按照運(yùn)輸部門(鐵路、公路、水運(yùn))、保險公司，以及其他有關(guān)部門公布的取費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，計算貨物運(yùn)抵終目的地將要發(fā)生的費(fèi)用。

(2)交貨期。以招標(biāo)文件“供貨一覽表”中規(guī)定的具體交貨時間作為標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)投標(biāo)書中提出的交貨期早于規(guī)定時間，一般不給予評標(biāo)優(yōu)惠，因為施工還不需要時的提前到貨，不僅不會使項目法人獲得提前收益，反而要增加倉儲管理費(fèi)和設(shè)備保養(yǎng)費(fèi)。

　　如果遲于規(guī)定的交貨日期，但推遲的時間尚在可以接受的范圍之內(nèi)，則交貨日期每延遲一個月，按投標(biāo)價的某一百分比(一般為2%)計算折算價，將其加到投標(biāo)價上去。

(3)付款條件。投標(biāo)單位應(yīng)按照招標(biāo)文件中規(guī)定的付款條件來報價，對不符合規(guī)定的投標(biāo)可視為非響應(yīng)性投標(biāo)而予以拒絕。但在訂購大型設(shè)備的招標(biāo)中，如果投標(biāo)單位在投標(biāo)致函內(nèi)提出，若采用不同的付款條件(如增加預(yù)付款或前期階段支付款)可降低報價的方案供招標(biāo)單位選擇時，這一付款要求在評標(biāo)時也應(yīng)予以考慮.