項(xiàng)目溝通管理是現(xiàn)代項(xiàng)目管理知識(shí)體系中的九大知識(shí)領(lǐng)域之一。項(xiàng)目溝通管理把成功所必須的因素——人、想法和信息之間提供了一個(gè)關(guān)鍵連接。涉及項(xiàng)目的任何人都應(yīng)準(zhǔn)備以項(xiàng)目"語(yǔ)言"發(fā)送和接收信息并且必須理解他們以個(gè)人身份參與的溝通怎樣影響整個(gè)項(xiàng)目。項(xiàng)目管理中，因?yàn)闇贤ㄊ且粋�(gè)是個(gè)軟指標(biāo)，溝通所起的作用不好量化，而溝通對(duì)項(xiàng)目的影響往往也是隱形的。然而，溝通對(duì)項(xiàng)目的成功，尤其是IT項(xiàng)目的成功太重要了。本文結(jié)合IT項(xiàng)目的特點(diǎn)談?wù)処T項(xiàng)目中的溝通的特殊意義以及溝通對(duì)項(xiàng)目實(shí)施效率的影響。
一、IT項(xiàng)目中溝通的特殊意義
對(duì)于項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，要科學(xué)地組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程，必須進(jìn)行信息溝通。溝通對(duì)項(xiàng)目的影響往往是潛移默化的，所以，在成功的項(xiàng)目中人們往往感受不到溝通所起的重要作用，在失敗項(xiàng)目的痛苦反思中，卻能看出溝通不暢的危害。沒(méi)有良好的信息溝通，對(duì)項(xiàng)目的發(fā)展和人際關(guān)系的改善，都會(huì)存在著制約作用。溝通失敗是IT項(xiàng)目求生路上大的攔路虎。常常能聽(tīng)到的典型例子是某某集團(tuán)耗資幾千萬(wàn)的ERP項(xiàng)目終棄之不用，原因是開(kāi)發(fā)出的軟件不是用戶所需要的，沒(méi)提高用戶的工作效率反而增加了工作量，不難看出，造成這種尷尬的局面的根本原因是溝通失敗。當(dāng)一個(gè)項(xiàng)目組付出極大的努力，而所做的工作卻得不到客戶的認(rèn)可時(shí)，是否應(yīng)該冷靜地反思一下雙方之間的溝通問(wèn)題？軟件項(xiàng)目開(kāi)發(fā)中普遍現(xiàn)象是一遍一遍的返工，導(dǎo)致項(xiàng)目的成本一再加大，工期一再拖延，為什么不能一次把事情做好？原因還是溝通不到位。
通常的項(xiàng)目管理教材將項(xiàng)目溝通的重要性歸結(jié)為四點(diǎn)：
（1）決策和計(jì)劃的基礎(chǔ)。 項(xiàng)目班子要想作出正確的決策，必須以準(zhǔn)確、完整、及時(shí)的信息作為基礎(chǔ)。通過(guò)項(xiàng)目?jī)?nèi)、外部環(huán)境之間的信息溝通，可以獲得眾多的變化的信息，從而為決策提供依據(jù)。
（2）組織和控制管理過(guò)程的依據(jù)和手段。在項(xiàng)目班子內(nèi)部，沒(méi)有好的信息溝通，情況不明，無(wú)法實(shí)施科學(xué)的管理。只有通過(guò)信息溝通，掌握項(xiàng)目班子內(nèi)的各方面情況，才能為科學(xué)管理提供依據(jù)，才能有效地提高項(xiàng)目班子的組織效能。
（3）建立和改善人際關(guān)系是必不可少的條件。信息溝通、意見(jiàn)交流，將許多獨(dú)立的個(gè)人、團(tuán)體、組織貫通起來(lái)，成為一個(gè)整體。信息溝通是人的一種重要的心理需要，是人們用以表達(dá)思想、感情與態(tài)度，尋求同情與友誼的重要手段。暢通的信息溝通，可以減少人與人的沖突，改善人與人、人與班子之間的關(guān)系。
（4）項(xiàng)目經(jīng)理成功領(lǐng)導(dǎo)的重要手段。項(xiàng)目經(jīng)理是通過(guò)各種途徑將意圖傳遞給下級(jí)人員并使下級(jí)人員理解和執(zhí)行。如果溝通不暢，下級(jí)人員不能正確理解和執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)意圖，項(xiàng)目不能按經(jīng)理的意圖進(jìn)行，終導(dǎo)致項(xiàng)目混亂甚至項(xiàng)目失敗。因此，提高項(xiàng)目經(jīng)理的溝通能力，與領(lǐng)導(dǎo)過(guò)程的成功性關(guān)系極大。
除以上四點(diǎn)外，根據(jù)IT項(xiàng)目的特點(diǎn)，IT項(xiàng)目溝通的重要性還體現(xiàn)在下面兩點(diǎn)：
（5）信息系統(tǒng)本身是溝通的產(chǎn)物。軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程實(shí)際上是將手工作業(yè)轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)程序的過(guò)程。不像普通的生產(chǎn)加工那樣有具體的有形的原料和產(chǎn)品，軟件開(kāi)發(fā)的原料和產(chǎn)品是信息，中間過(guò)程間傳遞的也是信息，而信息的產(chǎn)生、收集、傳播、保存正式溝通管理的內(nèi)容。可見(jiàn)，溝通不僅僅是軟件項(xiàng)目管理的必要手段，更重要的，溝通是軟件生產(chǎn)的手段和生產(chǎn)過(guò)程中必不可少的工序。
（6）軟件開(kāi)發(fā)的柔性標(biāo)準(zhǔn)需要溝通來(lái)彌補(bǔ)。軟件開(kāi)發(fā)不像加工螺釘、螺母，有很具體的標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)方法。軟件的標(biāo)準(zhǔn)柔性很大，往往在用戶的心里，用戶好用是軟件成功的標(biāo)準(zhǔn)，而這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)在軟件開(kāi)發(fā)前很難確切地、完整地表達(dá)出來(lái)。因此，開(kāi)發(fā)過(guò)程項(xiàng)目組和用戶的溝通互動(dòng)是解決這一現(xiàn)實(shí)問(wèn)題的辦法。
因?yàn)橐陨咸攸c(diǎn)，可以說(shuō)，在IT行業(yè)，溝通的成敗決定整個(gè)項(xiàng)目的成敗，溝通的效率影響整個(gè)項(xiàng)目的成本、進(jìn)度，溝通不暢的風(fēng)險(xiǎn)是IT項(xiàng)目的大風(fēng)險(xiǎn)之一。
二、溝通對(duì)項(xiàng)目實(shí)施效率的影響
溝通對(duì)項(xiàng)目實(shí)施效率的影響往往是間接的、不易覺(jué)察和量化的。不少項(xiàng)目管理者認(rèn)為項(xiàng)目管理九大知識(shí)領(lǐng)域中的溝通是一個(gè)軟指標(biāo)，很難考核一個(gè)項(xiàng)目組成員的溝通能力。下面從幾個(gè)與溝通有直接或間接關(guān)系因素討論溝通對(duì)IT項(xiàng)目實(shí)施效率的影響。
項(xiàng)目復(fù)雜程度與實(shí)施效率
溝通路徑所消耗掉的工作量多少取決于軟件項(xiàng)目本身的復(fù)雜度和耦合度。原IBM在馬里蘭州蓋茲堡的系統(tǒng)技術(shù)主管Joel Aron，在他所工作過(guò)的9個(gè)大型項(xiàng)目的基礎(chǔ)上，對(duì)程序員的實(shí)施效率進(jìn)行了研究。他根據(jù)程序員和系統(tǒng)部分之間的交互劃分這些系統(tǒng)，得到了如下的實(shí)施效率：
非常少的交互 10，000
少量的交互 5，000
較多的交互 1，500
一般說(shuō)來(lái)，底層軟件（操作系統(tǒng)、編譯器、嵌入式系統(tǒng)、通信軟件）的接口復(fù)雜度要比應(yīng)用軟件（MIS、操作維護(hù)軟件、管理軟件）要高得多。
在估算軟件開(kāi)發(fā)項(xiàng)目工作量時(shí)要充分考慮任務(wù)的類別和復(fù)雜程度，因?yàn)槌橄蟮摹⒔涌趶?fù)雜的系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程中溝通消耗必然大。還有，有深厚行業(yè)背景的軟件，要考慮開(kāi)發(fā)人員為熟悉行業(yè)知識(shí)所要付出的溝通消耗。
團(tuán)隊(duì)規(guī)模與實(shí)施效率
IBM 360操作系統(tǒng)之父的F.P.布魯克在他著的《人月神化》中提到：需要協(xié)作溝通的人員的數(shù)量影響著開(kāi)發(fā)成本，因?yàn)槌杀镜闹饕M成部分是相互的溝通和交流，以及更正溝通不當(dāng)所引起的不良結(jié)果（系統(tǒng)調(diào)試）。
人與人之間必需通過(guò)溝通來(lái)解決各自承擔(dān)任務(wù)之間的接口問(wèn)題，如果項(xiàng)目有n個(gè)工作人員，則有n×（n -1）/ 2個(gè)相互溝通的路徑。假設(shè)一個(gè)人單獨(dú)開(kāi)發(fā)軟件，年實(shí)施效率為10000行代碼，而每一條溝通路徑上每年消耗掉的工作量可折合500行代碼，則團(tuán)隊(duì)規(guī)模和溝通消耗以及實(shí)施效率存在以下關(guān)系：
團(tuán)隊(duì)規(guī)模
n 溝通路徑數(shù)
n×（n -1）/ 2 溝通消耗（LOC/人年）
溝通路徑數(shù)×500 實(shí)施效率（LOC/人年）
10000－溝通消耗/n
1 0 0 10000
4 6 3000 9250
6 15 7500 8750
10 45 22500 7750
