項(xiàng)目管理的質(zhì)量對(duì)技術(shù)性文件有著直接的影響，這個(gè)事實(shí)經(jīng)常被項(xiàng)目經(jīng)理甚至是技術(shù)作者所忽視。這篇文章探討的范圍是項(xiàng)目管理和技術(shù)性文件之間關(guān)系中所交叉的部分。在項(xiàng)目工作的進(jìn)程之中里了解這些關(guān)鍵的問題可以幫助你改善技術(shù)性文件的質(zhì)量和效力。
給項(xiàng)目制定一個(gè)計(jì)劃
如果項(xiàng)目工作缺少一個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃而輾轉(zhuǎn)不前時(shí)，技術(shù)性文件將會(huì)遭受影響。一個(gè)不遵循計(jì)劃的項(xiàng)目會(huì)導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)的存在，其中的原因包括：
在產(chǎn)品已經(jīng)開發(fā)出來或是已經(jīng)處在良性的開發(fā)過程之后在技術(shù)和商業(yè)方面的返工要求。這些要求也許確實(shí)能夠?qū)崿F(xiàn)，但是缺乏來自用戶的正式的要求將會(huì)在今后帶來麻煩。
在產(chǎn)品已經(jīng)開發(fā)出來或是已經(jīng)處在良性的開發(fā)過程之后在功能規(guī)范上的返工。這些規(guī)范經(jīng)常是質(zhì)量保證和其他用途所必需的，但也許還是會(huì)缺乏用戶的關(guān)注。
其它影響技術(shù)性文件的項(xiàng)目計(jì)劃的元素還包括：
與用戶聯(lián)系的不足，導(dǎo)致開發(fā)團(tuán)隊(duì)對(duì)用戶的情況，用戶的商業(yè)活動(dòng)和開發(fā)工作背后的商業(yè)原因沒有真正的了解。
漠視任何類型的軟件開發(fā)生存周期。
技術(shù)性文件并不能對(duì)計(jì)劃的缺乏做出補(bǔ)償，但它卻可以幫助一個(gè)陷入麻煩的項(xiàng)目復(fù)活。這種利用技術(shù)性文件做出彌補(bǔ)的方法將會(huì)延長(zhǎng)項(xiàng)目的時(shí)間進(jìn)度，但是這對(duì)項(xiàng)目很有好處，可以降低一些風(fēng)險(xiǎn)并鞏固項(xiàng)目總體的產(chǎn)出。
工作過程和Gantt圖表不符
當(dāng)項(xiàng)目工作的時(shí)間進(jìn)度不準(zhǔn)確或不可行時(shí)，即使富有經(jīng)驗(yàn)的技術(shù)智囊和技術(shù)作者也會(huì)感到備受挫折。一些被技術(shù)專家所吹捧的技術(shù)性文件開發(fā)和管理的方法從成本上來講是不可行的，而那些犧牲了文件的質(zhì)量制定出來的后期限也是這樣，他們會(huì)導(dǎo)致公司內(nèi)部團(tuán)體受到挫折，而終使外部用戶受到挫折。結(jié)果是：帶來一堆成本方面的問題。在為你的項(xiàng)目工作安排技術(shù)性文件元素時(shí)可以考慮下面的內(nèi)容：
讓項(xiàng)目工作分派的技術(shù)作者幫助對(duì)文件的時(shí)間進(jìn)度進(jìn)行計(jì)劃。
編寫工作并不是一項(xiàng)瞬間能夠完成的過程，它更像編碼，分析和其他相關(guān)的開發(fā)工作那樣有著他們自己的工作過程和進(jìn)度的要求。好是與項(xiàng)目工作之中分派的技術(shù)作者合作來大化他們的利益。
如果時(shí)間進(jìn)度很緊張，制定一個(gè)需要文件化的內(nèi)容的優(yōu)先順序，使用戶可以采用這個(gè)產(chǎn)品。
對(duì)于一個(gè)技術(shù)性編寫項(xiàng)目的典型細(xì)分包括：
學(xué)習(xí)軟件和其他基礎(chǔ)的研究時(shí)間，例如文件工作所需要的技術(shù)和相關(guān)事務(wù)。
專門的編寫時(shí)間。
專門的編輯時(shí)間。特別是拷貝編輯和對(duì)風(fēng)格，明確性和其他事務(wù)的編輯。
對(duì)文件的技術(shù)準(zhǔn)確性進(jìn)行復(fù)查的專門時(shí)間。即使在技術(shù)作者對(duì)技術(shù)的準(zhǔn)確性很有保證的情況下，你仍然需要在項(xiàng)目工作的時(shí)間安排之中加入少量的復(fù)查時(shí)間來回顧技術(shù)性文件。
將文件以一種格式輸出而終交付給用戶的生產(chǎn)時(shí)間，不論這個(gè)格式是打印形式還是電子形式。如果你使用一個(gè)外部打印機(jī)來實(shí)現(xiàn)文件的打印，那么你需要更多的時(shí)間來確保第三方的打印機(jī)能夠產(chǎn)生硬盤拷貝文件。
文件工作的障礙
有沒有這樣一個(gè)產(chǎn)品它不能被文件化？很多的人都會(huì)回答“沒有”。然而，不成熟的用戶界面和應(yīng)用軟件工作流程會(huì)使文件工作變得更加困難，因而會(huì)影響到工作的時(shí)間進(jìn)度。
用戶界面的原型化和其他的過程可以確保一個(gè)一致用戶體驗(yàn)和流程，這樣文件化工作會(huì)容易得多，而且可以給用戶帶來可用性的增強(qiáng)。
允許充分的預(yù)熱時(shí)間
技術(shù)作者需要充分的預(yù)熱時(shí)間來熟悉掌握那些要文件化的產(chǎn)品的情況。預(yù)熱時(shí)間相對(duì)來講是取決于技術(shù)作者的，這里是項(xiàng)目經(jīng)理可以為那些開始一個(gè)項(xiàng)目工作的技術(shù)作者提供支持的一些事情：
提供對(duì)必要的硬件和軟件設(shè)施的完備的使用權(quán)，使得技術(shù)作者不用耗費(fèi)時(shí)間來等待項(xiàng)目工作所需要的設(shè)備。
確保提供必要的系統(tǒng)訪問權(quán)，用戶名和密碼，使得技術(shù)作者可以進(jìn)入他們需要文件化的系統(tǒng)。
給技術(shù)作者留出充分的預(yù)熱時(shí)間不只是一個(gè)學(xué)習(xí)曲線的問題，而是要讓各種資源位，使得技術(shù)作者在完成他們的工作期間出現(xiàn)盡可能少的停滯期，可以解決他們坐在位子上等待那些官僚人員給他們提供所需要的資源的問題。
文件的復(fù)查
技術(shù)作者在他們做出的文件之中都會(huì)有一些技術(shù)的準(zhǔn)確性的問題，這通常需要有技術(shù)方面的復(fù)查人員來復(fù)查文件工作。這種復(fù)查工作的時(shí)間需要被計(jì)算到整個(gè)的項(xiàng)目時(shí)間進(jìn)度之中，其中包括：
為技術(shù)人員，項(xiàng)目經(jīng)理和其他復(fù)查人員檢查文件工作而制定的時(shí)間。
技術(shù)作者對(duì)文件工作加入修訂版本的時(shí)間。
項(xiàng)目經(jīng)理和技術(shù)作者能夠融洽相處嗎？
在一個(gè)軟件開發(fā)項(xiàng)目之中的技術(shù)性文件成分確實(shí)需要來自技術(shù)作者的投入來保證高質(zhì)量的技術(shù)性文件。項(xiàng)目經(jīng)理和技術(shù)作者之間的合作關(guān)系可以幫助公司獲得更好的軟件設(shè)計(jì)所帶來的利益（由于作了文件化）和更好的客戶支持。那些不會(huì)致電客戶支持的用戶像你的公司在銀行里的存款一樣有價(jià)值。
