六、 軟件項目外包采購管理過程

為了保證軟件外包采購項目的順利進行，本文作者在上訴理論體系和“雙贏”采購策略的基礎(chǔ)上，提出和細化了軟件項目外包采購的總體框架和具體操作內(nèi)容，旨在為軟件項目外包采購管理人員提供具體的可操作過程。

對于本采購過程，如果業(yè)主方由于行業(yè)、人員等原因，沒有健全的監(jiān)控部門，可以聘請具有軟件監(jiān)理職責(zé)的公司，或者總承包給具有一定軟件工程監(jiān)控能力的公司。這時的總承包公司角色相當于本文提到的采購部。

軟件項目的整個外包采購過程可以分為十個工作階段，包括總體項目需求分析和設(shè)計、子項目的需求分析、廠商選擇、分承制商開發(fā)、業(yè)主階段評估、交驗測試、安裝、培訓(xùn)、維護，后評價。

在開始外包采購之前，首先業(yè)主要完成項目的總體需求規(guī)格說明書和承包項目的需求說明書。一般承包項目的需求分用戶需求和分配需求。對于分承包商來說，業(yè)主對軟件項目所提出的需求通稱 “用戶需求”。對于業(yè)主來說，系統(tǒng)總體分配給軟件的系統(tǒng)需求通稱 “分配需求”。如何作好子項目的需求分析和管理，請參閱《軟件需求》，詳見參考文獻5。

然后業(yè)主把需求說明書交給采購組組織采購。采購部門收到需求說明書后，再補充質(zhì)詢調(diào)查表、報價指南、綜合條款及條件等文件，組成采購質(zhì)詢技術(shù)文件發(fā)往廠商進行質(zhì)詢。采購部門在廠商質(zhì)詢的基礎(chǔ)上，準備了廠商選擇和投標估價等技術(shù)文件后，向業(yè)主送審，提請業(yè)主批準和確認所選廠商。在廠商選擇和投標估價這兩個文件中，采購部根據(jù)擬采購的軟件對被質(zhì)詢的至少三家以上的供應(yīng)廠商，技術(shù)開發(fā)成熟能力、資源（包括以有的產(chǎn)品、硬件、軟件、信息和已經(jīng)過的培訓(xùn)）、資格和信譽、過去的合作關(guān)系、價格、提供的售后服務(wù)（包括培訓(xùn)和維護）、分承制方組織配置結(jié)構(gòu)、與質(zhì)詢要求的差異等方面，經(jīng)過經(jīng)濟技術(shù)和商業(yè)戰(zhàn)略角度出發(fā)進行全面評估，經(jīng)過其他各部門（例如系統(tǒng)工程組、軟件工程組、質(zhì)保組、財務(wù)組）審核后，列出供應(yīng)廠商的優(yōu)劣次序，擇其優(yōu)者為該項目的供應(yīng)廠商。采購部一般以月為單位向業(yè)主通報軟件采購情況。一般以招投標方式或內(nèi)部評審的方式來確定分承制商。

分承制商在接到采購部的定貨以后，可以進行工作說明書、用戶需求說明書、軟件需求規(guī)格說明書、軟件開發(fā)詳細計劃和成本概預(yù)算、測試計劃、質(zhì)量控制方法、風(fēng)險控制、擬采用的軟件工程標準和軟件生命周期等文檔的制作。然后分承制商把有關(guān)的技術(shù)資料文件通過業(yè)主的采購部送給業(yè)主進行校核和批準，然后才能開始開發(fā)。

業(yè)主在接到分承制商的上述材料后，組織系統(tǒng)工程部、軟件工程部、質(zhì)保部、財務(wù)部、采購部、法律部上述材料中的開發(fā)項目視圖和需求范圍、使用或需要購買的軟硬件、進度計劃和成本、測試計劃與案例、使用的技術(shù)和工程標準、人員配置等進行評審，并出具評審文件和風(fēng)險評估、控制建議書。并由采購部制定采購項目監(jiān)督評估計劃書。合格后，由采購部、質(zhì)保部及法律人員與分承制商簽署詳細的軟件采購子合同。如需要對軟件項目投保，以此來降低風(fēng)險，需要和分承制商協(xié)商后，納入合同文件。

分承制商在簽署合同后可以進行設(shè)計和開發(fā)。業(yè)主應(yīng)該委派采購部監(jiān)督分承制商的工作。采購部應(yīng)該有計劃的組織質(zhì)保部、軟件工程部的項目計劃管理人員和配置管理人員，定期對分承制商的開發(fā)活動進度、質(zhì)量、成本等進行評估，并形成評估建議書。送審業(yè)主方的系統(tǒng)工程部、項目管理人員、分承制商的此項目的負責(zé)人。分承制方的項目負責(zé)人要對評估建議書的建議進行書面回復(fù)，并確保實施。

分承制方對所有需要采購的資源（軟件、硬件、人力資源等）負責(zé)進行檢驗；采購部有權(quán)在任何時候?qū)Ψ殖兄粕趟�采購的資源進行驗證，使之符合所采用的規(guī)格說明書、規(guī)范、標準和其他技術(shù)文件所規(guī)定的要求，確保分承制商�？顚Ｓ�，建立開發(fā)環(huán)境。在這個階段之前，采購部門和分承制商首先要確定由分承制商提供的驗證建議書，并作好準備工作，提交檢驗用的技術(shù)文件，包括廠商說明書、設(shè)備性能數(shù)據(jù)表、配制清單、試驗程序、檢驗技術(shù)要求。在檢驗的物質(zhì)條件和技術(shù)條件均已準備妥善后，分承包商可以向采購部并通過采購部向業(yè)主提出書面檢驗申請。一般分承包商可以提前三周通知采購部，由采購部提前兩周以書面形式向業(yè)主提出檢驗申請，由業(yè)主召集系統(tǒng)工程部、軟件工程部、質(zhì)保部組成驗證組，在規(guī)定的時間、地點檢驗。通過檢驗后，分承包商進入項目開發(fā)階段；業(yè)主進入監(jiān)控和評估階段。對于重大關(guān)鍵項目，業(yè)主可以派遣項目監(jiān)督員短期或長期進駐分承包商單位。

由于作為外部單位，業(yè)主不便時刻監(jiān)督項目的開發(fā)過程。雖然理論上需要把分承制商看作是自己的一個項目部門來對待，納入自己的進度控制和質(zhì)量控制體系，但是客觀上由于分承制商與業(yè)主距離較遠，人員不熟悉，各自有自己的企業(yè)文化和管理體制，雙方之間的信息溝通不暢，業(yè)主難以實時監(jiān)督分承制商的開發(fā)進程和質(zhì)量。好的辦法是在分承制商的軟件項目的各個里程碑處和分承制商一起進行檢查和評估。軟件項目一般可以劃分成若干個里程碑（3-5個為益），分承制商需要提前一周通知采購部組織相關(guān)人員來評估。軟件項目的里程碑一般指產(chǎn)品設(shè)計趨于穩(wěn)定，中間產(chǎn)品定義趨于明晰，項目開發(fā)組真正了解項目實際的關(guān)鍵技術(shù)難度和可行的進度計劃，開發(fā)活動停止，產(chǎn)品進入除錯和穩(wěn)定、隨時可以發(fā)布的階段，或當產(chǎn)品設(shè)計被刪減、資源增加、進度延誤的時候。在評估軟件質(zhì)量、進度和功能的同時，還要評估分承制商的人員工作負荷程度、風(fēng)險、費用和資源消耗情況，并形成文檔。由采購部送審系統(tǒng)工程部、軟件工程部、項目管理部和分承制商的此項目負責(zé)人。

當產(chǎn)品進入交驗測試的時候，分承制商需要提前三周通知采購部，采購部于前兩周通知業(yè)主作好交驗的組織評估準備工作。這時業(yè)主組織系統(tǒng)工程部、軟件工程部、測試部、質(zhì)保部和采購部，根據(jù)分承制商和業(yè)主在分承制商開發(fā)階段預(yù)先共同定義、評審并批準的測試計劃和驗收方案進行驗收測試，對需求規(guī)格說明書中的各項逐個詳細的測試。后以書面的形式給出對整個軟件項目的測試評估報告。并對未通過驗收測試的軟件產(chǎn)品指定相應(yīng)的補救措施和計劃。分承制商交付給業(yè)主方的軟件產(chǎn)品應(yīng)當包括：源代碼、軟件開發(fā)計劃、仿真環(huán)境、軟件需求規(guī)格說明書、設(shè)計文檔、軟件測試計劃、軟件測試說明、驗收測試計劃、軟件使用手冊、軟件安裝手冊、軟件維護手冊。必要的話，還包括相關(guān)培訓(xùn)計劃。

軟件采購的一個重要階段是交貨，也是目前經(jīng)常忽略的階段。當所采購的軟件產(chǎn)品以及硬件運行環(huán)境在規(guī)定的時間到達采購部時候，采購部要以書面的形式通知業(yè)主交貨。業(yè)主對所交的整個軟件產(chǎn)品清單進行驗收，并事先通知采購部拆箱日期，要采購部和分承包商的代表按時到場。業(yè)主要在接到采購部交貨通知后一個月內(nèi)，對所檢查驗收的整個軟件產(chǎn)品（包括相關(guān)的軟件、硬件及其附屬產(chǎn)品、文檔、技術(shù)資料等子合同中規(guī)定的產(chǎn)品）出具一份交貨證明，如果這些提交的軟件產(chǎn)品沒有受到損壞并與裝箱清單相一致，并在業(yè)主方環(huán)境運行良好；否則出具一份書面通知，說明在某個方面此產(chǎn)品損壞或與裝箱單不符，或在業(yè)主方提供的環(huán)境運行不良。此通知或證明應(yīng)由采購部和分承制商代表簽署。如果在簽合同的時候，規(guī)定分承制商負責(zé)安裝和調(diào)試，則相應(yīng)的過程省略。

后業(yè)主方由采購部把所有的文檔歸類封存，以備后續(xù)類似項目采購的參考查詢。同時采購部在兩個月之內(nèi)以書面形式，對分承制商的技術(shù)開發(fā)成熟能力、資源（包括以有的產(chǎn)品、硬件、軟件、人力資源和已經(jīng)過的培訓(xùn)）、信譽、分承制方組織配置結(jié)構(gòu)，管理能力和企業(yè)文化提交后評價報告，作為建立客戶關(guān)系管理（CRM）的依據(jù)。對于此次采購的經(jīng)驗和教訓(xùn)，包括進度控制、質(zhì)量控制、成本控制、客戶關(guān)系控制、流程控制、風(fēng)險控制等方面，采購部以文檔的形式在組內(nèi)討論并保存。

七、 結(jié)束語：

作為大型工程項目中的軟件子項目或者部分功能模塊的采購（外包），由于軟件開發(fā)的固有特性（風(fēng)險大，柔性強，人為因素突出，結(jié)果不宜測量等），使軟件項目的外包采購管理變得十分復(fù)雜。如何控制分承制商的開發(fā)進度和質(zhì)量等關(guān)鍵因素，需要在實踐中不斷探索，并針對具體公司和項目對采購過程有所裁剪。