項目管理技術(shù)的發(fā)展與計算機技術(shù)的發(fā)展密不可分，隨著計算機性能的迅速提高，大量的項目管理軟件涌現(xiàn)出來。它們可以用于各種商業(yè)活動，提供便于操作的圖形界面，幫助用戶制定任務(wù)、管理資源、進行成本預(yù)算、跟蹤項目進度等。

具備的功能

目前，市場上大約有120多種項目管理軟件工具。這些軟件各具特色，各有所長。這里列出大多數(shù)項目管理軟件具備的主要功能。

1．成本預(yù)算和控制

輸入任務(wù)、工期，并把資源的使用成本、所用材料的造價、人員工資等一次性分配到各任務(wù)包，即可得到該項目的完整成本預(yù)算。在項目實施過程中，可隨時對單個資源或整個項目的實際成本及預(yù)算成本進行分析、比較。

2．制定計劃、資源管理及排定任務(wù)日程

用戶對每項任務(wù)排定起始日期、預(yù)計工期、明確各任務(wù)的先后順序以及可使用的資源。軟件根據(jù)任務(wù)信息和資源信息排定項目日程，并隨任務(wù)和資源的修改而調(diào)整日程。

3．監(jiān)督和跟蹤項目

大多數(shù)軟件都可以跟蹤多種活動，如任務(wù)的完成情況、費用、消耗的資源、工作分配等。通常的做法是用戶定義一個基準計劃，在實際執(zhí)行過程中，根據(jù)輸入當前資源的使用狀況或工程的完成情況，自動產(chǎn)生多種報表和圖表，如“資源使用狀況”表、“任務(wù)分配狀況”表、進度圖表等。還可以對自定義時間段進行跟蹤。

4．報表生成

與人工相比，項目管理軟件的一個突出功能是能在許多數(shù)據(jù)資料的基礎(chǔ)上，快速、簡便地生成多種報表和圖表，如甘特圖、網(wǎng)絡(luò)圖、資源圖表、日歷等。

5．方便的資料交換手段

許多項目管理軟件允許用戶從其他應(yīng)用程序中獲取資料，這些應(yīng)用程序包括Excel、Access、Lotus或各種 ODBC兼容數(shù)據(jù)庫。一些項目管理軟件還可以通過電子郵件發(fā)送項目信息，項目人員通過電子郵件獲取信息，如新的項目計劃、當前任務(wù)完成情況以及各種工作報表。

6．處理多個項目和子項目

有些項目很大而且很復(fù)雜，將其作為一個大文件進行瀏覽和操作可能難度較大。而將其分解成子項目后，可以分別查看每個子項目，更便于管理。另外，有可能項目經(jīng)理或成員同時參加多個項目的工作，需要在多個項目中分配工作時間。通常，項目管理軟件將不同的項目存放在不同的文件中，這些文件相互連接。也可以用一個大文件存儲多個項目，便于組織、查看和使用相關(guān)數(shù)據(jù)。

7．排序和篩選

大多數(shù)項目管理軟件都提供排序和篩選功能。通過排序，用戶可以按所需順序瀏覽信息，如按字母順序顯示任務(wù)和資源信息。通過篩選，用戶可以指定需要顯示的信息，而將其他信息隱藏起來。

8．安全性

一些項目管理軟件具有安全管理機制，可對項目管理文件以及文件中的基本信息設(shè)置密碼，限制對項目文件或文件中某些數(shù)據(jù)項的訪問，使得項目信息不被非法之徒盜取。

9．假設(shè)分析

“假設(shè)分析”是項目管理軟件提供的一個非常實用的功能，用戶可以利用該功能探討各種情況的結(jié)果。例如，假設(shè)某任務(wù)延長一周，則系統(tǒng)能計算出該延時對整個項目的影響。這樣，項目經(jīng)理可以根據(jù)各種情況的不同結(jié)果進行優(yōu)化，更好地控制項目的發(fā)展。

常見的項目管理軟件

根據(jù)項目管理軟件的功能和價格水平，大致可以劃分為兩個檔次：一種是供專業(yè)項目管理人士使用的項目管理軟件，這類軟件功能強大，價格一般在2000美元以上，如Primavera公司的P3、Gores技術(shù)公司的 Artemis、ABT公司的WorkBench、Welcom公司的OpenPlan等。另一類是低檔項目管理軟件，應(yīng)用于一些中小型項目，這類軟件雖功能不很齊全，但價格較便宜，如 TimeLine公司的TimeLine、Scitor公司的Project Scheduler、Primavera公司的 SureTrak、Microsoft公司的Project 2000等。

1．Microsoft Project 2000

Microsoft Project 2000是一種功能強大而靈活的項目管理工具，可用于控制簡單或復(fù)雜的項目。它能夠幫助您建立項目計劃、對項目進行管理，并在執(zhí)行過程中追蹤所有活動，使用戶實時掌握項目進度的完成情況、實際成本與預(yù)算的差異、資源的使用情況等信息。

Microsoft Project 2000的界面標準、易于使用，具有項目管理所需的各種功能，包括項目計劃、資源的定義和分配、實時的項目跟蹤、多種直觀易懂的報表及圖形、用Web頁面方式發(fā)布項目信息、通過Excel、Access或各種 ODBC兼容數(shù)據(jù)庫存取項目文件等。