六、變化管理

　　技術性項目中問題集中的方面是缺少對具體變化的管理控制。要解決這個問題，需要在項目的各方面啟用有效的變化管理流程。

　　解決方法可以很簡單，例如被項目團隊、項目主辦方、相關方認可的流程圖。這提醒了項目人員，變化在被接受之前會進行細致地考察，并且提高了變化提案的門檻。

　　審查變化提案的時候，要注意該提案是否對變化有清晰到位的描述。如果變化提案的動因描述得不清不楚，該提案要打回去，并且要求對變化所帶來的益處進行定量評估。對于那些僅局限于技術解決方案的變化提案，要多打幾個問號，因為提案人也許不能全面地判斷問題。如果變化提案過多地關注問題的解決，而不注重實際問題，打回去并要求關注具體的業(yè)務形勢。

　　后，如果不接受某變化提案，一定要做到有理有據。而且，對項目時間、成本、精力等其他相關因素所受的影響，進行合理的估計。

　　七、問題管理

　　項目開展過程中問題的出現不可避免。在項目初期，在資源、工期、優(yōu)先事項等其他方面為項目的問題管理確定流程。爭取讓團隊支持及時發(fā)現、跟蹤、解決問題的流程規(guī)定。建立跟蹤流程，記錄當前問題。問題記錄信息包括：問題描述、問題特征或表現(用于溝通)、開始時間、責任人、目前狀態(tài)、預計結束時間。

　　處理待解決問題的流程很簡單，包括列出新問題的流程、定期復查待解決的問題、處理老問題的方法。對于沒有太多組織管理權的項目領導而言，問題跟蹤流程的力量在于讓其把握了問題狀態(tài)和進度的實時信息。一旦問題責任人承諾了問題解決的時限，你可以任意公布問題解決過程中的變數。不管問題責任人是本項目成員，還是其他項目或部門的成員，誰都不樂意隨時將自己的大名置于人們質疑的目光中。問題清單的公開使得掌握該清單的人獲得一定的影響力和控制力。

　　八、決策

　　項目管理時時有決策，快速得當的決策對于項目控制至關重要。即使項目領導掌握了控制權，完善的集體決策流程仍然裨益頗多，因為共同決策能獲得更多內部支持，效果自然會更好。

　　項目工作中的決策絕非易事，項目組內紛繁復雜的觀點讓決策更加困難。項目各方認同的問題解決流程可以簡化決策的過程，照顧各方要求。

　　盡早和你的項目組一起設立決策流程，或采用現有流程，或對現有流程做適當的修改。好的決策流程能為你的項目控制提供強有力的支持。該流程應該包括以下步驟：

　　▪清楚地陳述必須解決的問題。

　　▪吸納所有需要參與決策或將會受該決策影響的成員參與決策過程，這樣可以爭取團隊支持。

　　▪與項目組一道重審項目陳述，必要時進行修正，讓每位成員獲得一致認識。

　　▪針對決策標準(如：成本、時間、有效性、完整性、可行性)，開展頭腦風暴或討論。選擇那些與計劃目標關聯的、可執(zhí)行、可供項目各方參考供決策之用的標準。

　　▪與項目組一道確定各標準的權重(所有標準的權重總和為100個百分點)。

　　▪設定決策的時限，規(guī)定用于調查、分析、討論、終決策的時間。

　　▪開展頭腦風暴，在規(guī)定時間內盡可能多地產生決策想法。多方發(fā)展整個項目組都能接受的想法。

　　▪通過集體投票的方法進行篩選，至多確定六個考慮項進行具體分析。分析其與決策標準的契合度。

　　▪理性對待討論中出現的異議。有必要的話，可增加決策標準。

　　▪根據評估和權重標準，將這些選項進行排序。

　　▪考慮采用首位選項的結果。如果沒有異議，則結束討論并開始實施決策。

　　▪將決策寫入文件，并與團隊成員及項目相關方面溝通決策結果。

　　九、信息管理

　　項目信息是非常關鍵的資源，如何管理值得仔細思考。有的項目使用網站和網絡服務器，或信息管理系統(tǒng)，進行項目重要信息的存儲。有的項目則使用群件來維護項目文件，并提供電子郵件等服務。

　　不管你用何種方式存儲項目數據，要保證所有項目成員能隨時獲得所需信息。將新的項目文件存儲在方便查找的位置，進行清楚地標記，及時刪除過時信息。

　　十、風險管理

　　風險管理的流程能讓你制定出全面的規(guī)劃，找出潛在的麻煩，風險問題的解決方法達成一致，根除嚴重的問題。

　　風險管理要做到事半功倍，要與項目規(guī)劃同時進行。進行項目工作分解安排時，注意對項目活動的不恰當理解;分配項目任務和開展評估時，尋找風險;資源匱乏或項目資源不足，或項目工作依賴于某一個人時，要知道風險的存在。分析項目工作將遇到的困難，鼓勵所有參與規(guī)劃的人在規(guī)劃過程中，設想壞的情況和潛在困難。