“Project management is the applications of knowledge， skills，tools， techniques to project activities in order to meet or exceed stakeholder needs and expectations from the project. ”
項(xiàng)目管理的目的
在談項(xiàng)目管理要素之前，首先明確一下什么是項(xiàng)目管理。按PMI的定義：
“Project management is the applications of knowledge， skills，tools， techniques to project activities in order to meet or exceed stakeholder needs and expectations from the project. ”。按字面意思理解，項(xiàng)目管理是“在項(xiàng)目活中運(yùn)用一系列的知識、技能、工具和技術(shù)，以滿足或超過相關(guān)利益者對項(xiàng)目的要求”，這指出了項(xiàng)目管理涉及的范疇和要達(dá)到的目標(biāo)。
對于以“項(xiàng)目”為基本運(yùn)作單位的IT服務(wù)公司來說，主要目標(biāo)是讓每個項(xiàng)目都能使 “客戶滿意、公司獲利”。雖然單方面提高項(xiàng)目管理水平還不能達(dá)到此目標(biāo)，但項(xiàng)目管理無疑起著舉足輕重的作用。因此，項(xiàng)目管理已經(jīng)是公認(rèn)的IT服務(wù)公司核心競爭力之一。
項(xiàng)目的成功要素
成功的項(xiàng)目不僅取決于項(xiàng)目本身從開始到結(jié)束的執(zhí)行過程，還取決于開始前和結(jié)束后的努力。成功的項(xiàng)目應(yīng)該取決于三個階段的努力：
1) 項(xiàng)目開始前必須 “了解什么是客戶的成功”，只有客戶成功了項(xiàng)目才能成功；
2) 項(xiàng)目執(zhí)行中能夠“擔(dān)負(fù)客戶成功的責(zé)任”，按要求完成承諾的工作；
3) 項(xiàng)目結(jié)束后能“幫助客戶實(shí)現(xiàn)價(jià)值”，只有客戶說項(xiàng)目成功了才是真正的成功。
雖然項(xiàng)目前和項(xiàng)目后的努力不是討論的重點(diǎn)，但對于項(xiàng)目的成功卻有重大的意義，這里簡單說明。
“了解什么是客戶的成功”指了解客戶的真正需求，客戶需求是項(xiàng)目存在的根本原因。這要回答“可以幫助客戶解決什么問題？能給客戶帶來什么價(jià)值”，只有回答了這兩個問題，才能明確客戶的成功標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而明確項(xiàng)目目標(biāo)。
事實(shí)上這是一定要站在客戶立場上考慮問題，這點(diǎn)尤為重要�？蛻粜枰牟皇菍⒁欢延布蛙浖M裝起來，而是要能幫他們解決問題。 比如，你如果對一個銀行客戶說“這個大集中系統(tǒng)能夠集中管理數(shù)據(jù)，統(tǒng)一管理流程，實(shí)時分析經(jīng)營情況”，那么客戶會非常興奮，覺得為此買2臺AS400并開發(fā)新的應(yīng)用系統(tǒng)完全值得；但如果你站在廠商立場考慮問題，可能關(guān)心“今年他們還需要幾臺AS400？”、“是否還有新的軟件單”。那么即使成功簽單并完成了項(xiàng)目，你頂多只能指望客戶的評價(jià)是“系統(tǒng)性能穩(wěn)定、軟件質(zhì)量不錯”。 “幫助客戶實(shí)現(xiàn)價(jià)值”指要讓客戶用項(xiàng)目的產(chǎn)品達(dá)成預(yù)期的商業(yè)目標(biāo)。項(xiàng)目完成系統(tǒng)開發(fā)后，還需要移交產(chǎn)品、培訓(xùn)支持和運(yùn)行維護(hù)等一系列的工作，才能
確�？蛻粽Ｊ褂煤蛯�(shí)現(xiàn)商業(yè)目標(biāo)。這部分的工作量非�？捎^，要特別重視，否則會陷入兩難的境地：如果為了客戶滿意度而額外承擔(dān)這部分工作，會造成商業(yè)損失，甚至項(xiàng)目虧本；如果不做這部份工作完工走，會降低客戶滿意度，造成信譽(yù)損失。目前很多公司都明確將這部分工作寫入合同，或者項(xiàng)目后另行簽定
維護(hù)合同。做到上述兩點(diǎn)會擁有滿意的客戶，這不僅會促成再次發(fā)生業(yè)務(wù)聯(lián)系，而且一個滿意的客戶的推薦會幫助我們輕而易舉獲得新的客戶。而作為創(chuàng)造產(chǎn)品或服務(wù)的過程—“項(xiàng)目”，不僅是讓“客戶滿意”的關(guān)鍵，更是讓“公司獲利”的關(guān)鍵，項(xiàng)目管理的水平也決定著能否“擔(dān)負(fù)起客戶成敗的責(zé)任”。項(xiàng)目中要管理的成功要素包括：
1. 范圍（Scope）。也稱為工作范圍，指為了實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)必須完成的所有工作。一般通過定義交付物（Deliverable）和交付物標(biāo)準(zhǔn)來定義工作范圍。工作范圍根據(jù)項(xiàng)目目標(biāo)分解得到，它指出了“完成哪些工作可以達(dá)到項(xiàng)目的目標(biāo)”，或者說 “完成哪些工作項(xiàng)目可以結(jié)束了”。后一點(diǎn)非常重要，如果沒有工作范圍的定義，項(xiàng)目可能永遠(yuǎn)做不完。要嚴(yán)格控制工作范圍的變化，一旦失控會出現(xiàn)“出力不討好”的尷尬局面：一方面做了許多與實(shí)現(xiàn)目標(biāo)無關(guān)的額外工作，另一方面卻因額外工作影響了原定目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，造成商業(yè)和聲譽(yù)的雙重?fù)p失。
2. 時間（Time）。項(xiàng)目時間相關(guān)的因素用進(jìn)度計(jì)劃描述，進(jìn)度計(jì)劃不僅說明了完成項(xiàng)目工作范圍內(nèi)所有工作需要的時間，也規(guī)定了每個活動的具體開始和完成日期。項(xiàng)目中的活動根據(jù)工作范圍確定，在確定活動的開始和結(jié)束時間還要考慮他們之間的依賴關(guān)系。
3. 成本（Cost）。指完成項(xiàng)目需要的所有款項(xiàng)，包括人力成本、原材料、設(shè)備租金、分包費(fèi)用和咨詢費(fèi)用等。項(xiàng)目的總成本以預(yù)算為基礎(chǔ)，項(xiàng)目結(jié)束時的終成本應(yīng)控制在預(yù)算內(nèi)。特別值得注意的是，在IT項(xiàng)目中人力成本比例很大，而工作量又難以估計(jì)，因而制定預(yù)算難度很大。
4. 質(zhì)量（Quality）。是指項(xiàng)目滿足明確或隱含需求的程度。一般通過定義工作范圍中的交付物標(biāo)準(zhǔn)來明確定義這些標(biāo)準(zhǔn)包括各種特性及這些特性需要滿足的要求，因此交付物在項(xiàng)目管理中有重要的地位。另外，有時還可能對項(xiàng)目的過程有明確要求，比如規(guī)定過程應(yīng)該遵循的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，并要求提供這些過程得以有效執(zhí)行的證據(jù)。時間、質(zhì)量、成本這三個要素簡稱TQC。在實(shí)際工作中，工作范圍在《合同》中定義；時間通過《進(jìn)度計(jì)劃》規(guī)定，成本通過《預(yù)算》規(guī)定，而如何確保質(zhì)量在《質(zhì)量保證計(jì)劃》規(guī)定。這幾份文件是一個項(xiàng)目立項(xiàng)的基本條件。一個項(xiàng)目的工作范圍和TQC確定了，項(xiàng)目的目標(biāo)也確定了。如果項(xiàng)目在TQC的約束內(nèi)完成了工作圍內(nèi)的工作，可以說項(xiàng)目成功了。
綜上所述，項(xiàng)目的成功是指“客戶滿意、公司獲利”，這取決多種因素。包括項(xiàng)目前真正了解什么是客戶的成功明確成功的標(biāo)準(zhǔn)；項(xiàng)目中定義清晰工作范圍和TQC，并按TQC的約束完成工作范圍；項(xiàng)目后幫助客戶實(shí)現(xiàn)商業(yè)價(jià)值。只有當(dāng)客戶說項(xiàng)目成功時，才是項(xiàng)目的真正成功。
項(xiàng)目管理要素間的關(guān)系
項(xiàng)目管理有四個要素，工作范圍、時間、質(zhì)量、成本。對一個項(xiàng)目來說當(dāng)然理想的情況是“多、快、好、省”。“多”指工作范圍大，“快”指時間短、“好”指質(zhì)量高，“省”指成本低。但是，這4者之間是相互關(guān)聯(lián)的，提高一個指標(biāo)的同時會降低另一個指標(biāo)，所以實(shí)際上這種理想的情況很難達(dá)到。
舉個可能每個人都遇到過的例子—裝修。假定原計(jì)劃需要兩個月完成，但由于原住房提前拆遷，必須1個半月內(nèi)完工。因此，“時間”的要素發(fā)生了變化，為了縮短工期可能采取什么樣的措施呢？
★ 措施一：原來廚房是自己做框架，買貼塑門面，現(xiàn)改為買整體廚房；顯然代價(jià)是成本提高了。
★ 措施二：原來墻面要刷4遍立邦漆，這非常耗費(fèi)時間，現(xiàn)在刷2遍算了；但代價(jià)是質(zhì)量降低了。
★ 措施三：先不鋪木地板，燈具以后再安裝；注意，這時您已經(jīng)改變工作范圍了。
