外包項(xiàng)目的內(nèi)外部管理
下午又開了一次項(xiàng)目例會(huì)，對(duì)于已經(jīng)延期了一個(gè)多月的模塊外包廠商竟然還提需要給他們什么材料再回去研究研究，實(shí)在忍無(wú)可忍。感嘆作為甲方來(lái)說(shuō)，對(duì)于外包出去的項(xiàng)目來(lái)說(shuō)如果遇到了九流的廠商，然后再加上沒有什么實(shí)質(zhì)效果的管理辦法，真是啞巴吃黃連->有苦說(shuō)不出。
事情還得從一年前說(shuō)起，一年前公司老板看到分布在各地的人力管理工作效率特別低，做個(gè)工資、績(jī)效什么的特別慢，想因此要求IT部門為人力部門提供eHR方面的系統(tǒng)，來(lái)提高工作效率。在通過前期調(diào)研、自制采購(gòu)分析、招投標(biāo)下來(lái)選定了其中一家。為了讓項(xiàng)目后續(xù)的工作更加順利，我們還讓廠商在未簽約前先進(jìn)行需求分析、產(chǎn)品試用等工作，直至終的簽約及項(xiàng)目實(shí)施。剛開始項(xiàng)目實(shí)施的還相對(duì)順利，但是隨著時(shí)間的推進(jìn)，人員的調(diào)整，慢慢的兩邊的節(jié)奏合不到一起了，不是因?yàn)榧追綐I(yè)務(wù)部門的問題是外包團(tuán)隊(duì)的問題。而我們作為IT部門的項(xiàng)目管理人員來(lái)說(shuō)也是開始頭疼的時(shí)候了，一個(gè)小幾十萬(wàn)的實(shí)施項(xiàng)目實(shí)施周期竟然能夠比計(jì)劃的多兩倍!當(dāng)然這里面的問題是多方面的，總結(jié)出一些外包項(xiàng)目管理的教訓(xùn)或經(jīng)驗(yàn)來(lái)與大家分享。
內(nèi)部管理
1. 主次需分明
本來(lái)實(shí)施個(gè)系統(tǒng)是為了給人力部門使用的，老板卻讓IT部門牽頭來(lái)搞這個(gè)項(xiàng)目。雖然老板不久后在我們的“要求”下陸續(xù)指派了不同的人力部門人員來(lái)“負(fù)責(zé)”這個(gè)項(xiàng)目，但是指派來(lái)的人要嘛是職位太高太忙無(wú)暇顧及，要嘛是小蝦米無(wú)法調(diào)動(dòng)其部門內(nèi)的人員。因此項(xiàng)目具體實(shí)施時(shí)的業(yè)務(wù)部門很難真正調(diào)動(dòng)起來(lái)。
2. 良好的項(xiàng)目執(zhí)行環(huán)境
由于公司的產(chǎn)業(yè)較多，人員調(diào)動(dòng)本身比較頻繁，再加上公司人力制度的缺失人員流動(dòng)很大，因此作為人力部門本身其實(shí)并沒有一個(gè)長(zhǎng)期的規(guī)劃，包括IT方面的規(guī)劃。因此在系統(tǒng)部署的時(shí)候有時(shí)候剛培訓(xùn)好了人員，過不了多久離職或者調(diào)動(dòng)了。對(duì)項(xiàng)目的造成很大影響。
3. 良好的高層溝通
項(xiàng)目的問題或需求可以盡快的傳遞到高層領(lǐng)導(dǎo)上，以獲得他們的支持。雖然有時(shí)候事情實(shí)際執(zhí)行的效果也并不好，但有了高層的支付至少能使項(xiàng)目更順利一點(diǎn)。
外包團(tuán)隊(duì)管理
1. 選擇很重要
選擇一家合適的公司很重要，如果選錯(cuò)了那么后面不僅要多花很多時(shí)間和精力還有可能把事情給搞砸了!同樣的外包項(xiàng)目我們另外一個(gè)項(xiàng)目與另外一個(gè)公司合作得很愉快，基本上只需要定期檢查一下成果做一些溝通可以了。
2. 實(shí)施團(tuán)隊(duì)很重要
之前提到了我們?yōu)榱藴p少項(xiàng)目實(shí)際執(zhí)行過程中的問題已經(jīng)提前讓廠商的人員過來(lái)進(jìn)行需求調(diào)研和配合產(chǎn)品試用等工作，但是在項(xiàng)目實(shí)施過程中外包團(tuán)隊(duì)的幾個(gè)主要人員卻離職了，直接導(dǎo)致了外包廠商一直無(wú)法給我們提供合適的人員來(lái)繼續(xù)后續(xù)的項(xiàng)目工作。
3. 現(xiàn)場(chǎng)很重要
由于我們是購(gòu)買產(chǎn)品，然后少量模塊需要定制開發(fā)，因此廠商直接在他們的公司進(jìn)行開發(fā)了，但后來(lái)在項(xiàng)目實(shí)施過程中自定義模塊的開發(fā)工作根本控制不了。所以如果說(shuō)能要求廠商現(xiàn)場(chǎng)開發(fā)的話好還是現(xiàn)場(chǎng)開發(fā)。
4. 合同很重要
其實(shí)很多問題都體現(xiàn)在合同上，項(xiàng)目出現(xiàn)問題的時(shí)候我會(huì)去找合同，但可惜之前很多地方并沒有約定，比如實(shí)施團(tuán)隊(duì)變更的確認(rèn)及賠償問題、現(xiàn)場(chǎng)開發(fā)問題、違約、賠償?shù)亩x等。因此在好把很多問題都約定在合同里，當(dāng)然還要包括衡量標(biāo)準(zhǔn)，別約定了卻執(zhí)行不了。
5.其他 實(shí)際項(xiàng)目管理中的“術(shù)”
a. 要求符合要求的實(shí)施人員
這一點(diǎn)看似理所當(dāng)然，但是在我中途接手該項(xiàng)目之前卻沒有人明確向廠商提及這個(gè)問題。廠商也是只派一個(gè)小兵天天呆在我們公司做些不著邊際的工作而以。
b.制定有效的項(xiàng)目計(jì)劃
有問題的項(xiàng)目一般項(xiàng)目計(jì)劃也有問題，因此有必要重新制定一個(gè)有效的項(xiàng)目計(jì)劃包括清晰的目標(biāo)、明確的責(zé)任人、完成時(shí)間和交付物，然后通過不斷跟蹤與修正該計(jì)劃來(lái)達(dá)到項(xiàng)目監(jiān)控的目的。
c.縮短項(xiàng)目匯報(bào)時(shí)間
原來(lái)項(xiàng)目只是每周一次例會(huì)，現(xiàn)在改為一次例會(huì)，如果有人員不在現(xiàn)場(chǎng)則需要電話撥進(jìn)參與每日例會(huì)，匯報(bào)本日的工作成果及明日的項(xiàng)目安排。參會(huì)人員包括業(yè)務(wù)、實(shí)施、IT等各類人員，會(huì)議的時(shí)候不需要很長(zhǎng)，十幾分鐘到半小時(shí)之內(nèi)即可，這種辦法對(duì)于短期內(nèi)盡快推進(jìn)項(xiàng)目工作有良好的效果。
d.統(tǒng)一溝通渠道
原來(lái)項(xiàng)目上很多工作是通過口頭、QQ來(lái)完成的，經(jīng)常會(huì)遇到“我早給你了!”、“我還沒有得到啊!”這樣的爭(zhēng)論，那么需要統(tǒng)一溝通渠道，比如QQ討論群組、郵件及文件服務(wù)器(FTP、SVN)或其他項(xiàng)目管理工具。
e.培訓(xùn)教育
有時(shí)這個(gè)聽來(lái)很荒謬我們是請(qǐng)他們來(lái)教我們的，我們是花了錢讓他們來(lái)實(shí)施的，但有時(shí)你要是碰上七、八流的公司的話沒辦法還得時(shí)不時(shí)的教他們一些基礎(chǔ)的工作方法，比如“能在會(huì)下解決的問題盡量在會(huì)下解決”、“項(xiàng)目計(jì)劃不單單是工作列表”等等
項(xiàng)目自身的管理
1. 溝通很重要
溝通在項(xiàng)目管理中占了大部分的工作，那么在多個(gè)團(tuán)隊(duì)的管理中溝通尤為重要，同時(shí)需要注意在溝通中發(fā)現(xiàn)問題并及早解決。
2. 替代方案
作為項(xiàng)目經(jīng)理在你手上好永遠(yuǎn)有替代方案，比如外包廠商時(shí)間延遲很長(zhǎng)時(shí)間搞不定了，你可以其他辦法或人員來(lái)實(shí)現(xiàn)，所產(chǎn)生的費(fèi)用從外包廠商的尾款中扣除。
3.考慮撤退方案
如果項(xiàng)目實(shí)在搞不下去了，那么好提前考慮撤退方案，比如該如何做項(xiàng)目收尾，如何向老板交待甚至如何打官司(這一點(diǎn)可以提前跟法務(wù)部門溝通)。
4. 后排除自身責(zé)任
雖然項(xiàng)目經(jīng)理終是為目標(biāo)為項(xiàng)目負(fù)責(zé)的，但有時(shí)公司無(wú)法給你提供相應(yīng)的“權(quán)力”，也是你努力爭(zhēng)取又搞不定的時(shí)候一定要把自己的責(zé)任給摘清楚，重要的溝通需要保留“證據(jù)”，別老板一怪罪下來(lái)你成了替罪羊了!
