溝通計劃包括決定項目涉及人的信息和溝通需求：誰需要什么信息；什么時候需要；怎么獲得。雖然所有的項目都需要溝通項目信息，但信息需求和傳播方式差別很大。確認(rèn)涉及人的信息需求和決定滿足需求的適當(dāng)方式是項目獲得成功的重要因素。

對于大多數(shù)項目，溝通計劃的大部分工作作為項目前期階段的一部分來完成。然而本過程的結(jié)果在項目進(jìn)行中應(yīng)時常被復(fù)查和修訂（如有需要）以確保持續(xù)的應(yīng)用性。

溝通計劃常常與組織計劃緊密聯(lián)系在一起，因為項目的組織結(jié)構(gòu)對項目溝通要求有重大影響。

溝通計劃輸入（inputs to communication planning）

1. 溝通要求。溝通要求是項目涉及人信息需求（information requirements）的總和。需求結(jié)合信息類型和格式定義。信息的類型和格式在信息的數(shù)值分析中必須的。項目資源只有通過信息個溝通才能獲得擴展，信息使項目成功，缺乏溝通會導(dǎo)致失敗。項目的資源應(yīng)當(dāng)花費并且僅能花費在溝通信息上。決定項目溝通通常所需要信息有：

    項目組織和項目涉及人責(zé)任關(guān)系；
    涉及項目的紀(jì)律，行政部門、專業(yè)；
    項目所需人員的推算以及應(yīng)分配的位置；
    外部信息需求（例如，同媒體的溝通）。

2. 溝通技巧。在項目的基本單位之間來回傳遞信息，所能使用的技術(shù)和方法可能差異很大：從簡短的談話到長期的會議；從簡單的書面文件到即時查詢的在線的進(jìn)度表和數(shù)據(jù)庫。可能影響項目溝通的技術(shù)因素有：

    信息需求的即時性--項目的成功是取決于即時通知頻繁更新的信息，還是通過定期發(fā)行的報告已足夠？
    技術(shù)的有效性（the availability of technology）--已到位的系統(tǒng)運行良好嗎？還是系統(tǒng)要作一些變動?
    預(yù)期的項目人員配置--計劃中的溝通系統(tǒng)是否同項目參與方的經(jīng)驗和知識相兼容？還是需要大量的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)？
    項目工期的長短(the length of project)--現(xiàn)有技術(shù)在項目結(jié)束前是否已經(jīng)變化以至于必須采用更新的技術(shù)？
    制約因素。制約因素是限制項目管理小組做出選擇的因素。例如，如果需要大量地采購項目資源，那么處理合同的信息需要更多考慮。當(dāng)項目按照合同執(zhí)行時，特定的合同條款也會影響溝通計劃。
    假設(shè)因素。對計劃中的目的來說，假設(shè)因素是被認(rèn)為真實的確定的因素。假設(shè)通常包含一定程度的風(fēng)險。他們可在本處確定，或者他們也可是風(fēng)險識別過程的輸出。

溝通計劃的工具和方法（tools and techniques for communication planning）

1. 項目涉及人分析(stakeholder analysis)。為了對項目涉及人的信息需求和信息資源形成一種系統(tǒng)的和符合邏輯的觀點以滿足需求，應(yīng)對多種多樣項目涉及人的信息需求加以分析。此種分析應(yīng)考慮那些適合于項目且能提供所需要信息的方法和技術(shù)。應(yīng)注意避免在不需要的信息和不適合的技術(shù)上浪費資源。

2. 溝通計劃的輸出

溝通管理計劃（communications management plan）。溝通管理計劃是一個文件，它提供：

收集和歸檔的結(jié)構(gòu)（a collection and filing structure），詳細(xì)規(guī)定用來收集和貯存各類信息的方法。采用的過程應(yīng)涵蓋對以前已公布材料更新和糾正收集和發(fā)送。

發(fā)送結(jié)構(gòu)(a distribution structure)，詳細(xì)的規(guī)定信息（狀況報告、數(shù)據(jù)、進(jìn)度、技術(shù)資料等）將流向誰那里，和使用什么方法（書面報告、會議等）來發(fā)布各類信息。此種結(jié)構(gòu)必須與項目組織圖表（the organization chart）定義的責(zé)任和報告關(guān)系兼容。

被發(fā)送的信息的說明，包括格式(format)、內(nèi)容(content)、詳細(xì)級別(level of details)、使用的協(xié)議/定義(conventions/definitions)。

產(chǎn)品進(jìn)度(product schedules)，顯示每種類型的溝通什么時候產(chǎn)生。

在排定的溝通(scheduled communications)中檢索信息的方法。

隨著項目的進(jìn)展，修訂和提煉溝通管理計劃的方法。
根據(jù)項目的需要，溝通管理計劃可以是正式的或非正式的，可以是詳細(xì)的或提綱式的。溝通管理計劃是整個項目計劃的一個附屬部分。