項(xiàng)目要能順利執(zhí)行其實(shí)并不簡單，如果又?及多個(gè)單位合作，困難程度又大增。取得PMP或IPMP認(rèn)證，只是證明個(gè)人具備了項(xiàng)目管理的基本功夫，距離實(shí)際運(yùn)用其實(shí)還有很大的一段距離。
以下是一位項(xiàng)目經(jīng)理的工作日志片段，我們從他的工作日志來看項(xiàng)目經(jīng)理的工作：
以上只是項(xiàng)目經(jīng)理工作的片段，相信每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該都有自已悲慘的故事，程度恐怕只有過之而無不及。項(xiàng)目經(jīng)理到底應(yīng)該有那些看家本領(lǐng)呢？
一個(gè)稱職的項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該要其備以下的能力：
1. 要易于溝通
筆者在2002年時(shí)曾經(jīng)親自問過美國的一位項(xiàng)目管理專家－Dr. William Wells（曾任美國阿波羅登月計(jì)劃的計(jì)劃主持人），問他一位項(xiàng)目經(jīng)理需要具備的功夫是什幺。那時(shí)他的回答是「一位項(xiàng)目管理需具備的有三件事，第一是溝通，第二是溝通，第三還是溝通」。
請您回想一下，在執(zhí)行項(xiàng)目時(shí)，你花費(fèi)多時(shí)間在什么部份？跟領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告工作進(jìn)度、跟客戶介紹產(chǎn)品及說明工作成果、跟項(xiàng)目成員交待工作、跟單位內(nèi)的其它人員爭取支持、跟合作廠商協(xié)調(diào)配合事項(xiàng)．．．對項(xiàng)目經(jīng)理來說，內(nèi)大部份的時(shí)間幾乎都是在跟人溝通。
溝通，可以很簡單，也可以很復(fù)雜。對于部份人來說，反正溝通是把我的意見表達(dá)出來嗎，有什么難的�？墒窃陧�(xiàng)目過程中有那幺多的人與項(xiàng)目有關(guān)，因此要考量的，不僅是把意見表達(dá)出來而已，而在于「在什么樣的時(shí)間，運(yùn)用什么樣的方式，將什么樣的信息，傳達(dá)給什么樣的人」。
很多項(xiàng)目經(jīng)理都是屬于「被動式的項(xiàng)目經(jīng)理」。是「你先說你要什么項(xiàng)目信息，我想辦法去弄這些信息出來給你」。因此，信息整理的工作基本上是沒有列入工作管制的，只能夠見招拆招，抱著應(yīng)付的心態(tài)來面對信息的供應(yīng)。
如果換個(gè)比較主動的角度來看，項(xiàng)目經(jīng)理先了解每個(gè)與項(xiàng)目有關(guān)的人想要知道什么，這些信息一定有重復(fù)的地方，然后將這些信息做個(gè)整理歸類，不等你開口要，我先提供給你，讓你對項(xiàng)目沒有疑惑，化被動為主動。這些信息整理歸類的動作，直接納入在項(xiàng)目經(jīng)理的工作管制之中，這樣對項(xiàng)目經(jīng)理而言，也沒有任何的「意外」。
講起來簡單，做起來其實(shí)也不難，二個(gè)小時(shí)可以做好溝通計(jì)劃，幾個(gè)步驟掌握住好：
(1) 認(rèn)識項(xiàng)目干系人
(2) 分析項(xiàng)目干系人的信息需求
(3) 依照信息需求找出信息種類
(4) 將信息種類歸類
(5) 決定信息傳遞的周期
(6) 決定信息傳遞方式
(7) 搜集信息
(8) 傳遞信息
(9) 檢討信息傳遞成效
2. 要想的周全
項(xiàng)目經(jīng)理有點(diǎn)像魔術(shù)師。事前先考慮要表演那些魔術(shù)，然后將道具準(zhǔn)備好，跟助手、燈光及舞臺配合，先仿真演練幾遍，指示每個(gè)人互動方法，并且事先想到如果發(fā)生問題時(shí)如何處置；確認(rèn)都沒有問題后，開始表演；表演時(shí)要掌控會場氣氛，使整個(gè)場子有高潮迭起的感覺；如果環(huán)節(jié)出了問題，要馬上能夠應(yīng)變，使節(jié)目能夠繼續(xù)下去，而不是此停頓；節(jié)目結(jié)束后，感謝每個(gè)人的合作，同時(shí)檢討整個(gè)表演的過程需要改進(jìn)的地方，如此一段表演才算正式收尾。
項(xiàng)目經(jīng)理的責(zé)任是掌控全場，把這段表演完美無缺的呈現(xiàn)出來。不過太難了，執(zhí)行過的項(xiàng)目的人都知道，首先客戶的需求不容易了解，其次計(jì)劃時(shí)間不夠，再來執(zhí)行時(shí)問題重重，等到收尾時(shí)只能草草了事。
表演魔術(shù)可以事先演練，找出問題先解決，執(zhí)行項(xiàng)目可沒辦法先來一遍。因此項(xiàng)目經(jīng)理能不能夠?qū)⑽磥戆肽辍⒁荒昊蚨耆绾螆?zhí)行及因應(yīng)先「演」過一遍，對項(xiàng)目的成功有很大影響了。而這靠項(xiàng)目經(jīng)理做「計(jì)劃」的功夫。做計(jì)劃其實(shí)是很煩人的事，相信每個(gè)人都有經(jīng)驗(yàn)。必須考量有多少時(shí)間、要怎幺做、有誰可以做、技術(shù)上是否可以支持、關(guān)鍵技術(shù)是否可以掌握等，做到這個(gè)地步，恐怕早已是滿身大汗。
