我們經(jīng)常遇見(jiàn)這樣的一些情況：在系統(tǒng)集成實(shí)際工作中，遇到過(guò)這樣的項(xiàng)目經(jīng)理，他們溝通能力很強(qiáng)，有親和力，特別能夠與客戶(hù)保持很好的關(guān)系，但仔細(xì)分析，發(fā)現(xiàn)他們?cè)陧?xiàng)目執(zhí)行中實(shí)際上沒(méi)有細(xì)致的分解和計(jì)劃，往往以客戶(hù)關(guān)系為導(dǎo)向，以一些關(guān)鍵時(shí)間點(diǎn)為監(jiān)控點(diǎn)，進(jìn)行粗放的項(xiàng)目管理，經(jīng)常還會(huì)以自己巧妙的溝通而自喜；也遇到過(guò)這樣的項(xiàng)目經(jīng)理，他們技術(shù)能力很強(qiáng)，有一定的計(jì)劃和組織能力，但是他們的計(jì)劃往往太側(cè)重于技術(shù)方面，不能為客戶(hù)理解，得不到客戶(hù)的認(rèn)可和支持，執(zhí)行項(xiàng)目困難重重。
許許多多的項(xiàng)目管理培訓(xùn)，也總是告訴項(xiàng)目經(jīng)理要具備這樣那樣的素質(zhì)和能力，包括溝通能力，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建設(shè)及人力資源管理能力，領(lǐng)導(dǎo)能力，等等，要求高而全，更多的項(xiàng)目經(jīng)理在無(wú)所適從中選擇了從自身優(yōu)勢(shì)出發(fā)，如行業(yè)知識(shí)不多或技術(shù)能力不強(qiáng)的，更多地看重溝通能力，認(rèn)為通過(guò)良好溝通可以搞好項(xiàng)目，技術(shù)能力強(qiáng)的更多地關(guān)注技術(shù)問(wèn)題，以技術(shù)語(yǔ)言組織項(xiàng)目，不能站在客戶(hù)角度或使用客戶(hù)容易理解的語(yǔ)言進(jìn)行溝通。
這些情況都存在一個(gè)問(wèn)題，是沒(méi)有做好項(xiàng)目的計(jì)劃。
計(jì)劃的重要性
其實(shí)，在PMBOK中，對(duì)于項(xiàng)目計(jì)劃過(guò)程及重要性描述的很清楚，只是許多人在工作中忽略了，沒(méi)有按照項(xiàng)目管理的過(guò)程管理和組織項(xiàng)目，而是繼續(xù)沿用自己的經(jīng)驗(yàn)。
沒(méi)有全面細(xì)致的計(jì)劃，僅有里程碑式的粗略計(jì)劃，不足以以此指導(dǎo)項(xiàng)目執(zhí)行和控制，對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)度情況難以判斷；
計(jì)劃不細(xì)致，不全面，資源難以落實(shí)，成本不易控制，溝通也只能停留在表面問(wèn)題上，更多的是發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)才知道溝通什么。往往會(huì)使項(xiàng)目經(jīng)理疲于應(yīng)付。
如何編制計(jì)劃
在實(shí)際的項(xiàng)目管理過(guò)程中，可以按照下面的步驟編制項(xiàng)目計(jì)劃。
首先明確項(xiàng)目的目標(biāo)和要求。對(duì)目標(biāo)和要求的理解及描述不能只站在自己一方，而要關(guān)注用戶(hù)的立場(chǎng)，與用戶(hù)的需求掛起鉤來(lái)，才能很好地與用戶(hù)溝通并達(dá)成一致。同時(shí)，要搞清楚完成項(xiàng)目目標(biāo)給定了哪些條件。
第二步，根據(jù)項(xiàng)目的目標(biāo)和要求，確定項(xiàng)目的工作范圍及不在范圍內(nèi)的工作。工作范圍的確定需要用到WBS，即工作分解結(jié)構(gòu)，對(duì)于工作范圍定義來(lái)說(shuō)，分解到工作包即可。
第三步，根據(jù)工作范圍定義，繼續(xù)分解完成各工作包需要的活動(dòng)，根據(jù)活動(dòng)間的關(guān)系排出活動(dòng)先后順序，估計(jì)活動(dòng)所需時(shí)間，確定活動(dòng)需要的資源，即可作出項(xiàng)目時(shí)間進(jìn)度計(jì)劃。同時(shí)，也可編制出初步的資源計(jì)劃；
第四步，有了進(jìn)度計(jì)劃和資源計(jì)劃，根據(jù)完成項(xiàng)目活動(dòng)所需資源情況，即可進(jìn)行費(fèi)用預(yù)算和分配，得到項(xiàng)目費(fèi)用計(jì)劃；
第五步，根據(jù)進(jìn)度計(jì)劃，資源計(jì)劃以及費(fèi)用計(jì)劃，可以確定哪些資源滿(mǎn)足，哪些資源需要通過(guò)采購(gòu)而取得，哪些資源采購(gòu)更合算，什么時(shí)候需要什么資源，從而得到項(xiàng)目采購(gòu)計(jì)劃。
第六步，需要考慮項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理主要有風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，分析和應(yīng)對(duì)，首要的是風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別實(shí)際上是對(duì)照項(xiàng)目的目標(biāo)和工作范圍，找出影響目標(biāo)完成的可能因素，然后再分析這些因素發(fā)生的可能性及影響程度，后，制定出應(yīng)對(duì)計(jì)劃。
第七步，編制質(zhì)量計(jì)劃和溝通計(jì)劃；
第八步，將以上計(jì)劃整合，平衡資源和其他因素，形成項(xiàng)目整體計(jì)劃。
如何進(jìn)行工作分解
遵循以上步驟，可以編制出項(xiàng)目整體計(jì)劃，這個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃涉及到PMBOK所講到的九大知識(shí)領(lǐng)域，可以說(shuō)，這個(gè)計(jì)劃夠全面了。但是，這個(gè)計(jì)劃是否能夠細(xì)致而全面，有一個(gè)前提條件，是工作分解能力。層次不清，分解不細(xì)，該想到的沒(méi)想到，出來(lái)的計(jì)劃可想而知。
有效的工作分解應(yīng)該注意以下三點(diǎn)：
第一，分解方式選擇�？梢园凑债a(chǎn)品結(jié)構(gòu)分解，按照平面或空間位置分解，按照功能分解，按照實(shí)施過(guò)程分解，不同項(xiàng)目或不同的分解層次可以按照不同的分解方式進(jìn)行分解。在按照實(shí)施過(guò)程分解時(shí)，往往是按照項(xiàng)目生命周期進(jìn)行的，根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)將項(xiàng)目分成若干個(gè)階段，這時(shí)要注意不用與項(xiàng)目管理的五個(gè)管理過(guò)程組相混淆。
第二點(diǎn)，完備。所謂完備是指考慮到了每一個(gè)方面，沒(méi)有遺漏。
第三點(diǎn)，相互獨(dú)立，無(wú)重疊。是指所有同一層次的內(nèi)容是獨(dú)立的，可清楚區(qū)分的，不相互包含。
做到以上幾點(diǎn)，工作分解會(huì)層次清晰，細(xì)致全面。為了更好地掌握工作分解要點(diǎn)，推薦大家看看《麥肯錫方法》，對(duì)于提高工作分解能力有巨大的幫助。
分解能力和計(jì)劃能力是核心能力
當(dāng)你具備很強(qiáng)的分解能力時(shí)，計(jì)劃能力隨之而提高，分解能力是基礎(chǔ)，相對(duì)于計(jì)劃能力，是核心中的核心。
有了分解能力作為基礎(chǔ)，在處理其他項(xiàng)目問(wèn)題，諸如資源，風(fēng)險(xiǎn)，溝通等時(shí)，你同樣可以做到思路清晰，目標(biāo)明確，有的放矢。
在項(xiàng)目之外，有很強(qiáng)的分解能力為基礎(chǔ)，遇到任務(wù)或問(wèn)題時(shí)，你總可以理出清晰的思路，從而找到解決。
所以，項(xiàng)目經(jīng)理首先需要練好工作分解基本功，從而提高項(xiàng)目的計(jì)劃能力。工作分解能力和計(jì)劃能力得到提高后，你具備了項(xiàng)目經(jīng)理核心的能力，絕大部分的項(xiàng)目工作可以有效控制在你手中，感覺(jué)到許多工作都在按照你的思路進(jìn)行著。隨著經(jīng)驗(yàn)的不斷積累，你的領(lǐng)導(dǎo)能力，溝通能力，團(tuán)隊(duì)建設(shè)能力等得到提高，你成為了令人欽佩的，合格的項(xiàng)目經(jīng)理。
