管理一個IT項目常常涉及不同領(lǐng)域的多個團隊。提供狀態(tài)更新并且跟蹤項目的變化對于管理者來說是一種嚴(yán)重的挑戰(zhàn)。構(gòu)建一個基本的Access數(shù)據(jù)庫將使得管理工作中的輸入項目數(shù)據(jù)和快速建立報表的工作變得簡單。
項目經(jīng)理必須時刻對項目的狀態(tài)有詳細(xì)的了解，以至于其他人能夠知道項目延遲或者項目超支的原因，以及追加資源的必要性。編輯所有這些數(shù)據(jù)通常要花費大量時間，因此項目經(jīng)理常常需要擠出時間來完成這項工作。

現(xiàn)在的項目都很復(fù)雜，而且常常將研發(fā)工作分給許多不同的、遠(yuǎn)程的團隊來完成。你將如何跟蹤所有的這些團隊正在做的每一件事情呢？對于那些不是你的項目團隊直接負(fù)責(zé)任的，但是其影響是未知的、不可跟蹤的、而且是無法推斷的問題，你將如何逐步推斷出項目的風(fēng)險？在過去，將這個問題寫在一張紙上是不錯的做法，或者如果你管理的很好，則有可能將其記錄在項目日志上。但是你如何將這些信息傳遞給項目團隊呢？尤其是這些團隊不在一起的時候？實際上，在當(dāng)今這個相互連接的世界上，員工和經(jīng)理們都希望能夠很容易地訪問這些項目信息。

好消息是用一個簡單的微軟Access數(shù)據(jù)庫可以幫助你完成這些。Access能夠創(chuàng)建簡單的表結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)項輸入以及報表等，允許你很快而且很容易地存儲和操作項目數(shù)據(jù)。你可以使用在Access中創(chuàng)建的項目文檔來改善項目溝通以及強調(diào)和解決問題。另外，Access很容易建立和維護，并且它可以為項目問題提供一個集中化的跟蹤場所。Access是微軟的工具套件Office的一部分，其中與Access包含在一起的還有許多其他版本的微軟工具、應(yīng)用以及軟件套件，這使得已經(jīng)對這些工具很熟悉的人們在程序中能夠很容易地訪問數(shù)據(jù)。在本文中，我將告訴你如何創(chuàng)建一個用于跟蹤IT項目的Access數(shù)據(jù)庫。

創(chuàng)建一個項目日志
創(chuàng)建一個保存項目日志的表結(jié)構(gòu)是一件非常簡單的事情。你可以使用表作為跟蹤項目問題、行動條款、變更要求和風(fēng)險的集中管理。項目團隊的所有成員都可以很容易的用一種標(biāo)準(zhǔn)的格式輸入信息，生成報表和查看信息的工作。

盡管任何數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)都允許你創(chuàng)建相同的表和報表，但是Access可以在大多數(shù)客戶環(huán)境中使用。它可以保存在一個中央儲存器（例如文件共享）上，并且你可以復(fù)制一份拷貝以便在你自己的系統(tǒng)上運行（這對于在不同場所穿梭、經(jīng)常拜訪客戶或者偶爾在家中工作的項目經(jīng)理來說非常有用）。另外，在無法連接時，你可以先使用微軟的Excel來創(chuàng)建相同格式的數(shù)據(jù)，然后將這些數(shù)據(jù)添加到中央資料庫中。

要創(chuàng)建一個保存項目日志數(shù)據(jù)的表的話，打開Access，在“對象”菜單下選擇“表”，然后選擇“新建”。Access將會提示你通過一些界面來創(chuàng)建表。“設(shè)計視圖”允許了解表結(jié)構(gòu)的用戶輸入字段的名字和指定數(shù)據(jù)類型。下拉式的數(shù)據(jù)類型簡化了表的創(chuàng)建工作。在輸入你想要輸入的項目日志表的所有字段之后，用一個合適的名字來保存該表。

表A給出了一個項目日志表定義的例子。根據(jù)用戶和項目的需要可以添加或者刪除相應(yīng)的字段。例如，你可能想添加字段的默認(rèn)值或者約束成員輸入值的范圍。這個表的索引是日志號字段。

表A：項目日志
　

創(chuàng)建項目日志窗體
現(xiàn)在有一個表可以存儲項目日志數(shù)據(jù)，所以你可以創(chuàng)建一個窗體來協(xié)助項目團隊輸入數(shù)據(jù)。窗體創(chuàng)建的越簡單，你的團隊輸入數(shù)據(jù)并且給你提供有價值的項目狀態(tài)信息的可能性越大。在Access中，可以使用設(shè)計管理器來幫助你創(chuàng)建窗體。Access允許你選擇表來實現(xiàn)插入、更新或者查詢，減少了書寫復(fù)雜的SQL語句（數(shù)據(jù)庫編碼）來維護表的要求，并且可以讓你對外觀進行改變。

從Access的主菜單上點擊“窗體”然后選擇“新建”。選擇“設(shè)計視圖”以及你想要得到數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)表；然后點擊“確定”進入窗體設(shè)計。此時你可以使用“工具”菜單來添加和排列窗體上的對象。圖A給出的是一個窗體的例子。

圖A：Access窗體為團隊成員在項目日志中輸入信息提供了一個非常友好的用戶方式。
　

在項目周期中，項目團隊的成員可以使用這個窗體來記錄他們確定的問題和行為。隨著項目日志記錄中的問題得以處理和解決，項目日志也將成為項目進程中一段非常有價值的歷史。

項目日志報表
在整個項目周期中，你可以創(chuàng)建大量的各種各樣的報表來檢查和分析項目日志數(shù)據(jù)。你也可以開發(fā)報表用于向用戶提供或者管理層提供項目文檔。

下面考慮在團隊會議期間使用一個標(biāo)準(zhǔn)的項目報表來檢查情況。在有序記錄和檢查的基礎(chǔ)上，重要的行動條款不會被錯過或者被忽視。項目團隊的成員可以使用日志中的信息，供本地或者遠(yuǎn)程的項目團隊中的所有成員來交流問題。

在創(chuàng)建窗體的過程中，使用設(shè)計管理器來實現(xiàn)報表的創(chuàng)建，通過設(shè)計管理器使得你能夠在報表范圍內(nèi)拖拽對象。對于每個表中的數(shù)據(jù)將自動創(chuàng)建標(biāo)簽，但是它的名字可以很容易地實現(xiàn)更改，從而使其含義更為有意義。標(biāo)題、頁號、頁眉以及頁腳都可以添加進來，從而使得你的報表看起來更專業(yè)。

要從Access的主菜單上建立一個報表，點擊“報表”然后選擇“新建”。選擇“設(shè)計視圖”以及你想要獲得數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)表；然后點擊“確定”進入“報表設(shè)計”。現(xiàn)在你可以使用“工具”菜單在報表的主題中添加對象并組織這些對象。圖B給出了一個項目日志報表的例子。