成本上升
成本增加是嚴(yán)重的問(wèn)題。“我覺(jué)得中止一個(gè)項(xiàng)目明顯的原因是成本問(wèn)題，因?yàn)檫@是實(shí)實(shí)在在能感受到的。如果一個(gè)項(xiàng)目有200%的投資回報(bào)率，你已經(jīng)用去了150%，那么要問(wèn)問(wèn)剩下50%的投資回報(bào)率是否可以接受。如果不能接受，你該斃掉這個(gè)項(xiàng)目，”朗說(shuō)。
只要準(zhǔn)備了往項(xiàng)目里投資，技術(shù)障礙不是什么大問(wèn)題。“我認(rèn)為，只要資金充足，沒(méi)有解決不了的問(wèn)題。但關(guān)鍵在于如何在小的預(yù)算內(nèi)解決該問(wèn)題，”庫(kù)珀表示。
“你可以往里面投入大量的資源或設(shè)備，你也可以什么也不做。一切終還要?dú)w結(jié)為錢(qián)的問(wèn)題。你啟動(dòng)了一個(gè)項(xiàng)目，可能希望花一塊錢(qián)每年能解決十塊錢(qián)的問(wèn)題。但如果你只解決了一塊錢(qián)的問(wèn)題，這個(gè)項(xiàng)目還值得做下去嗎?”
當(dāng)項(xiàng)目出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，IT會(huì)敏銳地感覺(jué)到。Arup公司的庫(kù)珀說(shuō)：“直覺(jué)能讓你依據(jù)來(lái)自設(shè)計(jì)和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)那邊的喧嘩聲，判斷是否出了問(wèn)題。”
決定中止后如何善后
一旦決定砍掉某個(gè)項(xiàng)目，CIO不僅要在執(zhí)行中起重要作用，還要花大力氣向員工一五一十地解釋為什么要這樣做。
當(dāng)然，中止的流程各有不同，主要取決于項(xiàng)目是中止，還是歸入其他項(xiàng)目，或由某全球性項(xiàng)目代替。庫(kù)珀說(shuō)：“你一定要清楚為什么你要中止該項(xiàng)目，保證這是經(jīng)過(guò)深思熟慮后做出的決定。”
羅伯茨對(duì)此持相同意見(jiàn)。“一旦決定中止一個(gè)項(xiàng)目，你要向大家解釋為什么會(huì)這樣。中止工作也要穩(wěn)健地進(jìn)行。”
注意鼓舞員工士氣
中止項(xiàng)目的工作很不討好，也會(huì)給員工的士氣帶來(lái)很大打擊。朗說(shuō)：“二十多年來(lái)，我斃掉了四五十個(gè)小項(xiàng)目和兩個(gè)大項(xiàng)目。你會(huì)面對(duì)很多不理解。不過(guò)，如果你有高層的支持，事情會(huì)好辦些。你必須在公司做好溝通工作，以爭(zhēng)取支持。”
與項(xiàng)目失敗相伴而來(lái)的是團(tuán)隊(duì)的挫敗感和低迷的士氣。庫(kù)珀在九年內(nèi)中止了四個(gè)項(xiàng)目，其中只有一個(gè)未重新啟動(dòng)。他表示：“這對(duì)所有參與者來(lái)說(shuō)都是沉重打擊。”余大衛(wèi)有類(lèi)似觀(guān)點(diǎn)，他認(rèn)為鼓舞士氣是他在項(xiàng)目中止工作中學(xué)到的重要的一課。
他說(shuō)：“項(xiàng)目中止無(wú)疑會(huì)打擊士氣，項(xiàng)目經(jīng)理要清楚這一點(diǎn)，我覺(jué)得這很重要。如果是由于業(yè)務(wù)需求的原因，項(xiàng)目工作要中止，這不是在否定團(tuán)隊(duì)此前所做出的努力。通常，項(xiàng)目失敗的原因在于高層管理者打一開(kāi)始沒(méi)有搞清楚孰重孰輕。”
在項(xiàng)目中止后，非IT部門(mén)的員工也需要鼓勵(lì)。招聘網(wǎng)絡(luò)公司The Edge Recruitment Cafes的CTO摩根(Gerald Morgan)說(shuō)，小公司遇到這樣情形，很有必要讓所有與項(xiàng)目有關(guān)的人重新振作起來(lái)，包括管理層。“每個(gè)人都要明白為什么會(huì)這樣。這是個(gè)學(xué)習(xí)的過(guò)程，要找到提高的途徑。項(xiàng)目中止不是件愉快的事，但換個(gè)角度看看積極的一面，這不無(wú)裨益。”
注意總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)
要保證在做完項(xiàng)目評(píng)估后，公司能夠吸取教訓(xùn)，這很重要。Betfair的余大衛(wèi)說(shuō)，這些評(píng)估應(yīng)該成為公司文化的一部分。“過(guò)去三四年里，我們一直在每個(gè)項(xiàng)目的末期進(jìn)行項(xiàng)目工作的評(píng)估。不管是好的或不好的方面，我們都會(huì)找出一些實(shí)例進(jìn)行討論。我們會(huì)具體討論積極的部分，如與第三方的整合。如果你開(kāi)展了此類(lèi)討論，并將其變成公司文化的一部分，這些活動(dòng)會(huì)展示其積極的意義。”
注意維護(hù)IT部形象
不要等到項(xiàng)目失敗時(shí)，才開(kāi)始努力去維護(hù)IT部門(mén)的形象。這種努力應(yīng)該是不斷持續(xù)的。羅伯茨說(shuō)：“關(guān)于工作進(jìn)展和收益，在IT和業(yè)務(wù)部門(mén)之間有很多溝通。我們盡可能多地開(kāi)展這樣的對(duì)話(huà)。同樣重要的是，IT部門(mén)應(yīng)該將其成功故事推廣到全公司，讓所有相關(guān)的人都知道。。當(dāng)一切進(jìn)展順利，工作有條不紊，收益也如期產(chǎn)生時(shí)，我們會(huì)對(duì)IT部門(mén)進(jìn)行大力表?yè)P(yáng)和宣傳。”
項(xiàng)目失敗，卻要花時(shí)間去講好話(huà)以挽救IT部門(mén)的形象，這沒(méi)有任何意義。余大衛(wèi)說(shuō)：“人們往往花費(fèi)大量時(shí)間去保留面子，去開(kāi)脫。我認(rèn)為這是公司的不幸。”
不管在項(xiàng)目之前、期間或之后采取什么措施，有效地中止項(xiàng)目是CIO不容推卸的責(zé)任。當(dāng)問(wèn)到項(xiàng)目中止工作中重要的經(jīng)驗(yàn)是什么時(shí)，庫(kù)珀說(shuō)：“確保抽走項(xiàng)目的所有資源，中止投資。”
對(duì)問(wèn)題項(xiàng)目做及時(shí)了斷，是一項(xiàng)寶貴的技能。但是，CIO要在考慮了所有補(bǔ)救方法之后才能走這一步。羅伯茨說(shuō)：“中止項(xiàng)目是后的選擇，預(yù)防措施越多越好。”
有些軟件商銷(xiāo)售可重復(fù)使用的易安裝軟件。對(duì)于套裝軟件，在某個(gè)IT項(xiàng)目被中止后再利用有一定合理性。而對(duì)于定制軟件，幾乎沒(méi)有CIO會(huì)加以再利用。道理很簡(jiǎn)單，只要他們斃了一個(gè)項(xiàng)目，該項(xiàng)目相對(duì)應(yīng)的軟件程序也作廢了。
這是因?yàn)槎ㄖ频能浖䦷缀踔贿m用于某個(gè)具體流程或系統(tǒng)。要在新項(xiàng)目中重新利用這些軟件難度特別大。
大眾汽車(chē)下屬的IT服務(wù)子公司Gedas的英國(guó)區(qū)CIO羅伯茨說(shuō)：“關(guān)于定制軟件開(kāi)發(fā)，業(yè)界一直有爭(zhēng)論在進(jìn)行：再利用能真正實(shí)現(xiàn)嗎?我認(rèn)為，要在合理的成本內(nèi)實(shí)現(xiàn)此類(lèi)軟件的再利用不大可能。
“如果你應(yīng)用定制軟件的原因在于該軟件與眾不同，而且是個(gè)性USP軟件，那么可再利用的程度不大。如果你要進(jìn)行大范圍重新利用，或許套裝通用軟件會(huì)是更好的選擇。”
AutoLogic Holdings公司的前CIO朗說(shuō)，專(zhuān)為某具體業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)的套裝軟件的再利用，更加普遍。新團(tuán)隊(duì)在新項(xiàng)目中再利用原有定制軟件會(huì)涉及到所有權(quán)等主要問(wèn)題。他表示：“新團(tuán)隊(duì)的成員還會(huì)說(shuō)‘這不是我在這個(gè)項(xiàng)目中開(kāi)發(fā)出來(lái)的軟件，我不會(huì)去碰它’。”
所謂再利用，更普遍的是重新利用之前項(xiàng)目中流程設(shè)計(jì)的理念。例如，Gedas宣布，公司會(huì)用全球SAP HR軟件替代以往用來(lái)監(jiān)管專(zhuān)業(yè)服務(wù)的一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)。
羅伯茨說(shuō)：“我們對(duì)流程有了更多了解。在流程中獲得的經(jīng)驗(yàn)往往會(huì)比技術(shù)資產(chǎn)或軟件中給予我們的啟示更為豐富，也更有實(shí)踐意義。”
“在全球范圍內(nèi)，大眾和Gedas都開(kāi)始IT集中化。許多全球性項(xiàng)目正替代不同地區(qū)的地方性項(xiàng)目。為了把握全球項(xiàng)目的設(shè)計(jì)要求而采用的這種做法的好處，在于我們可以有意識(shí)地不斷積累經(jīng)驗(yàn)。”
