借助各種手段，創(chuàng)造良好的溝通環(huán)境
在一般人的眼里，技術(shù)人員都普遍比較孤傲，不好管理。主管不僅僅要掌握良好的溝通技巧，還要擅于感情交流，幫助解決項(xiàng)目組成員工作上和生活上的實(shí)際困難，使他們集中精力干好本職工作。良好的上下級和同級關(guān)系創(chuàng)造了融洽的工作氣氛，尤其是有了這個(gè)良好的氣氛以后，每個(gè)人不但清楚的知道自己工作的進(jìn)展，還能夠了解其他人和整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)展，沒有人甘心落后，項(xiàng)目成功的可能性大大增加。
創(chuàng)造這種溝通環(huán)境有很多辦法。首先在技術(shù)層面上可以建立一個(gè)項(xiàng)目組內(nèi)部的信息收集發(fā)布平臺，使得項(xiàng)目干系人都能隨時(shí)掌握自己關(guān)注的項(xiàng)目情況，這個(gè)平臺利用好以后，還能夠使大家共享很多技術(shù)信息，大大降低重復(fù)勞動(dòng)造成的浪費(fèi)。簡單的溝通環(huán)境可以采用E_Mail系統(tǒng)，復(fù)雜一點(diǎn)的可以采用比較專業(yè)的工具，例如PVCS、微軟PROJECT2000、IBM/Lotus QuickPlace等，這些的工具結(jié)合起來，不但提供簡單的信息收集發(fā)布功能，還能幫助項(xiàng)目組成員更好的協(xié)作。
其它的交流方式可以采用會(huì)議、頭腦風(fēng)暴等手段。這些會(huì)議可以是不定期的，也可以是定期的項(xiàng)目例會(huì)，通常項(xiàng)目例會(huì)是非常必要的，頻率根據(jù)項(xiàng)目的不同而不同，一般一個(gè)星期左右為宜，這些溝通活動(dòng)氣氛要相對輕松，但是效率非常重要。
總而言之，建設(shè)好項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，保證項(xiàng)目成員的活力和士氣而能夠充分發(fā)揮每一個(gè)人的主管能動(dòng)性是貫穿整個(gè)項(xiàng)目的復(fù)雜的管理活動(dòng)，尤其是比較大一點(diǎn)的項(xiàng)目涉及人員比較多，人員之間的關(guān)系通常也比較復(fù)雜，這項(xiàng)工作更顯得重要了。
三、案例分析
問題
在以前的項(xiàng)目中，筆者曾經(jīng)遇到過這樣的事情：項(xiàng)目已經(jīng)完成過半，項(xiàng)目的期限馬上要到了，但是我在日�？冃徍耍ǹ冃徍耸欠磻�(yīng)項(xiàng)目組效率的非�？陀^直接的一種方式）中發(fā)現(xiàn)整個(gè)項(xiàng)目組制訂的計(jì)劃的執(zhí)行越來越拖拉，原來一個(gè)星期內(nèi)做好的事情，現(xiàn)在兩個(gè)星期了還沒有完成，這樣下去，隨時(shí)有項(xiàng)目失敗的危險(xiǎn)。
原因
發(fā)現(xiàn)這件事情的時(shí)候，我感覺到這是一件非常嚴(yán)重的事情必須很快處理，否則后果不堪設(shè)想，在請教了一些有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目主管甚至人力資源主管以后，發(fā)現(xiàn)這種情況表面上是由以下兩個(gè)原因造成的。
1．項(xiàng)目很可能要延期。當(dāng)時(shí)項(xiàng)目組為了避免移交的時(shí)候產(chǎn)生太多風(fēng)險(xiǎn)，在項(xiàng)目正式移交前一個(gè)月給用戶提交了一個(gè)beta版本，結(jié)果出乎意料：用戶覺得我們其中兩個(gè)比較大的模塊與用戶想象的大相徑庭，不滿意。這意味著項(xiàng)目組要多花至少半個(gè)月時(shí)間來重新做，項(xiàng)目延期幾乎是必然的。
2．個(gè)別人怠工。因?yàn)轫?xiàng)目要延期，個(gè)別人在項(xiàng)目組里面擔(dān)心自己的利益受損，在項(xiàng)目的比較關(guān)鍵的時(shí)刻怠工，以此作為籌碼想讓項(xiàng)目組滿足他自己的一些私人利益，為了達(dá)到目的，曾經(jīng)還與其它的相關(guān)成員進(jìn)行了協(xié)商，這樣很多項(xiàng)目組的成員也與他一道來對抗。
現(xiàn)在想起來，當(dāng)時(shí)虧得對項(xiàng)目的進(jìn)展每兩天檢查一次，發(fā)現(xiàn)問題比較早，否則要是這個(gè)問題再晚發(fā)現(xiàn)一個(gè)星期，恐怕好多項(xiàng)目組成員已經(jīng)離開了，項(xiàng)目肯定會(huì)失敗。其實(shí)這個(gè)問題的本質(zhì)原因有兩個(gè)：第一，項(xiàng)目組的每一個(gè)人都擔(dān)心項(xiàng)目失敗，這樣肯定會(huì)很大程度上影響個(gè)人利益，而并不是對項(xiàng)目組的其他人有看法。項(xiàng)目發(fā)生變動(dòng)以后，項(xiàng)目主管并沒有及時(shí)的把承包商和用戶的真實(shí)用意與所有項(xiàng)目組成員及時(shí)溝通，導(dǎo)致大家紛紛猜測，并且很可能被一些別有用心的人利用了這種情緒。第二：這里面也的確有個(gè)別別有用心的人為因素，這個(gè)問題一定的及早處理，否則它會(huì)攪得整個(gè)項(xiàng)目組不得安寧。
解決方案
問題根源找到以后，首先得解決溝通的問題。這包括用戶、承包商總體負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目組成員之間的溝通，項(xiàng)目主管盡快找到終用戶，把用戶的更改要求和我們的理解與用戶進(jìn)行了更加細(xì)致的溝通確認(rèn)，讓用戶認(rèn)識到我們非常在意他們的意愿，但是按照原來的方案更改的話，項(xiàng)目至少要延期半個(gè)月，其實(shí)這個(gè)風(fēng)險(xiǎn)對用戶方的影響也很大，終項(xiàng)目組與用戶達(dá)成了折中的方案：項(xiàng)目組在第一次移交的時(shí)候，只是更改那些工作量不是非常大的但是不解決無法讓用戶方領(lǐng)到滿意的問題，而對于其它的問題，都放在第一次移交一直到維護(hù)期結(jié)束這段時(shí)間來完成。其實(shí)，當(dāng)時(shí)用戶并沒有想得非常多，只是想盡量盡早的把所有的工作提前做完，也并沒有認(rèn)真考慮到很多工作需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力而導(dǎo)致整個(gè)項(xiàng)目拖延而影響到他們自己，而這些工作大部分并不是那么要緊。經(jīng)過第一次溝通以后，項(xiàng)目組成員對于項(xiàng)目的問題和期限有了更加清晰的認(rèn)識，已經(jīng)能夠感覺到其實(shí)用戶并非是故意難為項(xiàng)目組，項(xiàng)目即使延期，對項(xiàng)目整體的影響并不大。緊接著，項(xiàng)目主管找到了承包商的直接負(fù)責(zé)人，把項(xiàng)目需求變更可能導(dǎo)致延期的問題和原因進(jìn)行了匯報(bào)，隨即在項(xiàng)目例會(huì)中，承包商的直接負(fù)責(zé)人對項(xiàng)目組的整體成績給予了肯定，對項(xiàng)目組的人員給予了口頭表彰，對個(gè)別的非常懈怠的員工也提出了一定的批評。終于，項(xiàng)目組內(nèi)部的種種猜疑都基本上結(jié)束了，用戶方和承包方對于項(xiàng)目的問題都有了比較清楚的認(rèn)識，項(xiàng)目組的成員也都明白：項(xiàng)目雖然有困難，但是還是會(huì)成功結(jié)束的，每一個(gè)人的利益其實(shí)并不受什么影響。
溝通的問題解決以后，還是有個(gè)別渙散軍心的人繼續(xù)做一些對項(xiàng)目不利的事情。但是這個(gè)人在項(xiàng)目組中又比較重要，如果輕易的在項(xiàng)目組中去除，很多比較關(guān)鍵的工作沒有人負(fù)責(zé)了。為了避免這個(gè)人籠絡(luò)更多的人，后掌握更多的要害來要挾項(xiàng)目組而造成更壞的結(jié)果，當(dāng)時(shí)在項(xiàng)目組中專門制定了“代碼同行評審”的制度，每天抽出一點(diǎn)時(shí)間對于項(xiàng)目中比較共性的設(shè)計(jì)、代碼進(jìn)行相互評審，這也是一個(gè)相互學(xué)習(xí)的過程，對于表現(xiàn)比較好的個(gè)人記入績效，予以表彰。這不但讓每個(gè)人都有更多機(jī)會(huì)了解學(xué)習(xí)他人，也給每個(gè)人提供了更加好的展示自己的舞臺，大大激發(fā)了大家學(xué)習(xí)進(jìn)取的積極性。這樣不但更好的保證設(shè)計(jì)與編碼的一致性以及好的設(shè)計(jì)、代碼的復(fù)用性，而且大大降低了個(gè)別人的變動(dòng)對整個(gè)項(xiàng)目組的影響。然后項(xiàng)目組決定把渙散軍心的人的地位抬高到系統(tǒng)設(shè)計(jì)師的地位，而把具體的工作不斷的拆分給那些比較好學(xué)的其它人員手中。果然，當(dāng)項(xiàng)目后期這個(gè)人離開的時(shí)候，項(xiàng)目組中的其它兩個(gè)人已經(jīng)可以接手他的工作了。
看來在項(xiàng)目管理中重視文檔以及公共知識的管理，并且能有很好的溝通環(huán)境，可以大大降低項(xiàng)目進(jìn)程中的人為風(fēng)險(xiǎn)，并且，有了更加客觀的績效標(biāo)準(zhǔn)以后，能夠塑造出更合理的環(huán)境，更好的保證成員的積極性。
