國(guó)內(nèi)非常多的項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目的計(jì)劃和管理都是留于口頭上，因?yàn)槭虑樘喽鴽](méi)有時(shí)間整理一份正式的書(shū)面文檔，于是很多事情到時(shí)找不到相應(yīng)的責(zé)任人，更多要靠項(xiàng)目經(jīng)理現(xiàn)場(chǎng)的超水平指揮。
項(xiàng)目組中的成員在初期時(shí)知道自己所做的事情，但隨著項(xiàng)目逐步推進(jìn)，出現(xiàn)各種問(wèn)題，使之忙于解決問(wèn)題，忘記了原來(lái)的目標(biāo)和時(shí)間點(diǎn)的要求，這種情況在技術(shù)人員身上屢屢出現(xiàn)。終導(dǎo)致項(xiàng)目失敗的原因非常多，歸根結(jié)底是大家不知道項(xiàng)目的計(jì)劃、進(jìn)度、工作的限度和目標(biāo)。
為避免上述不利局面的出現(xiàn)，筆者往往在項(xiàng)目組正式工作時(shí)，擬定書(shū)面計(jì)劃書(shū)，和公司領(lǐng)導(dǎo)討論決定后，群發(fā)給項(xiàng)目組成員，讓成員都明白項(xiàng)目的計(jì)劃安排和預(yù)估，明白整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度、重點(diǎn)以及各自任務(wù)，包括個(gè)人因能力不同而產(chǎn)生的壓力，使大家心里有數(shù)，不至于臨上陣慌了手腳。在項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中，如果有偏差或偏離，相互間還可以相互幫助提醒，減少項(xiàng)目失敗的風(fēng)險(xiǎn)。
書(shū)面計(jì)劃，是項(xiàng)目推進(jìn)步驟的預(yù)安排和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)見(jiàn)的基礎(chǔ)。有了計(jì)劃書(shū)，申請(qǐng)資源時(shí)有據(jù)可依，讓領(lǐng)導(dǎo)也明白項(xiàng)目的大致進(jìn)度以及可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)，為制定下一階段的戰(zhàn)略決策提供依據(jù)。反過(guò)來(lái)，領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)更加支持項(xiàng)目的推進(jìn)，創(chuàng)造好的外部條件。
計(jì)劃書(shū)分為對(duì)客戶的外部計(jì)劃書(shū)和對(duì)同事、公司領(lǐng)導(dǎo)的內(nèi)部計(jì)劃書(shū)。筆者見(jiàn)過(guò)不少大公司的正規(guī)計(jì)劃書(shū)，只有一種，是給客戶的計(jì)劃書(shū)，沒(méi)有給同事的計(jì)劃書(shū)，而同事往往是項(xiàng)目成功的核心和關(guān)鍵。
這種計(jì)劃書(shū)寫(xiě)得非常詳細(xì)，都按一個(gè)模板修改填充，一般在12頁(yè)以上，也有多達(dá)120頁(yè)的。這詳細(xì)的計(jì)劃書(shū)固然有其優(yōu)點(diǎn)，不過(guò)作為內(nèi)部計(jì)劃書(shū)，看了半天怕難以把握到重點(diǎn)，反而是沒(méi)人去認(rèn)真看。筆者結(jié)合自己多年的經(jīng)驗(yàn)，談?wù)勅绾沃贫ㄒ环菰敱M且簡(jiǎn)單明了而又重點(diǎn)突出的項(xiàng)目?jī)?nèi)部計(jì)劃書(shū)。
一．客戶企業(yè)情況介紹
介紹內(nèi)容包括公司性質(zhì)、人員規(guī)模、管理體制、公司氛圍、對(duì)項(xiàng)目的支持程度等等。關(guān)鍵的是項(xiàng)目的成敗對(duì)該公司及相關(guān)人員的影響，如果項(xiàng)目失敗不單單會(huì)導(dǎo)致他們獎(jiǎng)金被扣，還會(huì)導(dǎo)致他們的職位發(fā)生危險(xiǎn)，甚至給部門(mén)乃至公司造成不良影響，客戶對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)展會(huì)有非常高的支持度。只要項(xiàng)目需要，客戶會(huì)提供配合，甚至?xí)影嗉狱c(diǎn)陪著測(cè)試軟硬件。
如果項(xiàng)目是客戶的總經(jīng)理作為戰(zhàn)略管理引進(jìn)，目的是提高中高層的管理水平，則一定要找到對(duì)項(xiàng)目比較熱心的人員特別是中層的配合，到時(shí)請(qǐng)他們部門(mén)作為試點(diǎn)，逐步向公司集團(tuán)推廣。這會(huì)讓項(xiàng)目的驗(yàn)收提前至少一個(gè)月。
如果是部門(mén)級(jí)的應(yīng)用，則一定要將所有的測(cè)試做好，保證不出現(xiàn)常規(guī)或明顯的問(wèn)題后，再將軟件提交客戶，保證軟件一次滿足客戶的要求，千萬(wàn)不要造成占用客戶過(guò)多時(shí)間的現(xiàn)象。
還有是，壟斷型的國(guó)企一般都有好大喜功、要面子、遇到責(zé)任推委、明哲保身等現(xiàn)象，針對(duì)這些問(wèn)題羅列處理原則。重點(diǎn)把握客戶的某些情況，對(duì)中后期項(xiàng)目的推進(jìn)會(huì)起到不可預(yù)估的作用。
二．項(xiàng)目客戶情況介紹
介紹項(xiàng)目客戶參與人員的情況，及其在項(xiàng)目中的地位、職責(zé)。例如電腦部或技術(shù)部的負(fù)責(zé)人是誰(shuí)，部門(mén)經(jīng)理是誰(shuí)，誰(shuí)是項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人，誰(shuí)是項(xiàng)目業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人，誰(shuí)是實(shí)際軟件的操作者，誰(shuí)是協(xié)調(diào)人和聯(lián)系人，及其興趣愛(ài)好，至少聊天的話題心里有數(shù)。因?yàn)轫?xiàng)目推進(jìn)過(guò)程中，和客戶的關(guān)系處理得好壞直接影響項(xiàng)目的進(jìn)度及后期驗(yàn)收，“雖然你不是基督徒，但客戶是上帝”！
在這里，還要了解客戶對(duì)項(xiàng)目的態(tài)度，他們身上是否還負(fù)責(zé)其他項(xiàng)目，其他項(xiàng)目的規(guī)模和他們上司對(duì)項(xiàng)目的重視程度。筆者公司早期的項(xiàng)目只簽到了十幾萬(wàn)元，而客戶同時(shí)在運(yùn)行的項(xiàng)目卻是個(gè)百萬(wàn)元級(jí)的，客戶技術(shù)部雖然派了兩個(gè)人配合，但我們知道這兩位仁兄的工作重心不在我們這邊。
于是我們將軟件都測(cè)試 好，將數(shù)據(jù)導(dǎo)入正常運(yùn)行覺(jué)得沒(méi)有問(wèn)題后，再通知技術(shù)部的人來(lái)看結(jié)果。所以每次我們打電話通知技術(shù)部的人時(shí)，他們都非常熱情，因?yàn)樗麄冎儡浖旧蠜](méi)有問(wèn)題，和他們負(fù)責(zé)的另一個(gè)項(xiàng)目成了鮮明的對(duì)比，所以他們?cè)诤笃陧?xiàng)目驗(yàn)收時(shí)明顯地站在我們軟件廠商的立場(chǎng)幫項(xiàng)目驗(yàn)收了。
對(duì)那種技術(shù)或業(yè)務(wù)水平非常一般、只關(guān)注自己的想法、又有權(quán)力欲的客戶，一定要早先知道，小心不要讓其對(duì)項(xiàng)目造成惡劣的影響。筆者一同事在負(fù)責(zé)一國(guó)企大型項(xiàng)目時(shí)，遇到了這樣的客戶，后他忍無(wú)可忍，指著客戶的鼻子罵“你懂什么啊你”。
雖然客戶的上司心里有數(shù)，但場(chǎng)面上還是會(huì)維護(hù)自己的同事，而我們軟件廠商雖然更明白且心里支持，但后還是我們的總經(jīng)理打電話向客戶陪不是。事情結(jié)束了，后期那客戶對(duì)項(xiàng)目的態(tài)度變得很差了。得不償失。
三．項(xiàng)目情況介紹
介紹項(xiàng)目的情況，如項(xiàng)目金額、項(xiàng)目模塊、軟件體系，包括項(xiàng)目要上幾個(gè)模塊、客戶關(guān)心的模塊是哪幾個(gè)、公司現(xiàn)有軟件的功能、哪些模塊和客戶的出入較大、哪些模塊需求相符、哪些模塊要重新開(kāi)發(fā)、項(xiàng)目選哪幾個(gè)模塊作為突破口等等。在項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中，常會(huì)遇到客戶需求變更的情況，這要求項(xiàng)目經(jīng)理預(yù)先有了解和預(yù)估。
這樣公司的領(lǐng)導(dǎo)也明白客戶觀注的重點(diǎn)是什么，而我們的難點(diǎn)又是什么，項(xiàng)目大致的進(jìn)度是什么樣的。因?yàn)樽鳛橐粋�(gè)公司的領(lǐng)導(dǎo)，關(guān)心的是這項(xiàng)目需要投入多少人力、財(cái)力，什么時(shí)候項(xiàng)目結(jié)束，給公司會(huì)帶來(lái)多少利潤(rùn)。至于技術(shù)點(diǎn)或是細(xì)節(jié)問(wèn)題，領(lǐng)導(dǎo)很少會(huì)關(guān)心。
在對(duì)自己軟件熟知的基礎(chǔ)上，自然更要知道客戶關(guān)心的是什么，不然投入整個(gè)公司的資源，花三四個(gè)月開(kāi)發(fā)一個(gè)客戶不認(rèn)可的東西出來(lái)，再推翻重來(lái)，豈不是耽擱公司的發(fā)展前景。
