2.與此項(xiàng)目的具體負(fù)責(zé)人和信息部門人員的溝通 

　　溝通原則：充分溝通、換位思考、通力合作，責(zé)任共擔(dān)、成果共享。 
　　有了一把手和集團(tuán)信息主管的實(shí)際參與，還需要一位具有一定權(quán)力、懂管理并了解集團(tuán)信息化戰(zhàn)略和子公司業(yè)務(wù)情況的人員擔(dān)任該項(xiàng)目的用戶方負(fù)責(zé)人。此負(fù)責(zé)人終由子公司的信息主管擔(dān)任，他是一把手推進(jìn)信息化建設(shè)的主要助手，負(fù)責(zé)將信息化發(fā)展戰(zhàn)略與信息化建設(shè)結(jié)合在一起，進(jìn)行企業(yè)信息化應(yīng)用的總體規(guī)劃和設(shè)計(jì)，他負(fù)責(zé)帶領(lǐng)子公司信息部門鼓動(dòng)和組織子公司各級(jí)部門和人員積極參與信息系統(tǒng)的建設(shè)，他是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)與企業(yè)之間的橋梁。 
　　項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)以“充分溝通、換位思考、通力合作，責(zé)任共擔(dān)、成果共享”為溝通原則，充分搭建好此負(fù)責(zé)人這座溝通橋梁。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)從新技術(shù)發(fā)展角度出發(fā)，充分理解企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃，前瞻性地思考信息技術(shù)能夠起到的支撐作用，提出了可行的企業(yè)信息化建設(shè)的發(fā)展模式。用戶方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及信息部門以集團(tuán)信息化總體戰(zhàn)略為引領(lǐng)目標(biāo)，從子公司業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃角度來(lái)看待企業(yè)的信息化建設(shè)。雙方建立了經(jīng)常性舉行會(huì)議的制度，共同探討企業(yè)信息化建設(shè)的總體規(guī)劃和設(shè)計(jì)思路，通報(bào)項(xiàng)目的進(jìn)展?fàn)顩r、分析出現(xiàn)的問(wèn)題，組織經(jīng)驗(yàn)交流；同時(shí)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)努力促進(jìn)子公司信息部門主動(dòng)地與集團(tuán)和子公司各級(jí)部門溝通，將項(xiàng)目任務(wù)和信息傳遞給各級(jí)部門并收集各相關(guān)部門的反饋信息。 

　　3.與各連鎖分店和各部門負(fù)責(zé)人及具體實(shí)施人員的溝通 

　　溝通原則：目標(biāo)為導(dǎo)向、需求為基礎(chǔ)、計(jì)劃為指南、指導(dǎo)為手段、檢查為保障。 
　　用戶的這類人員是信息系統(tǒng)建設(shè)直接的受益人和資源的提供者，他們?cè)谕瓿勺陨順I(yè)務(wù)的同時(shí)，還要支持和參與信息系統(tǒng)的建設(shè)。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)與他們的溝通以“目標(biāo)為導(dǎo)向、需求為基礎(chǔ)、計(jì)劃為指南、指導(dǎo)為手段、檢查為保障”為溝通原則，滿腔熱情地向他們宣傳企業(yè)信息化建設(shè)的戰(zhàn)略目標(biāo)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和用戶方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人主動(dòng)和各級(jí)部門溝通，深入基層了解真實(shí)有效的信息化需求，收集各級(jí)部門提出的建設(shè)性意見。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在經(jīng)過(guò)了與用戶的充分溝通和協(xié)商的基礎(chǔ)上制定了項(xiàng)目計(jì)劃，并以制定的項(xiàng)目計(jì)劃作為行動(dòng)的指南，向用戶的相關(guān)人員傳遞項(xiàng)目行動(dòng)信息，指導(dǎo)項(xiàng)目工作的進(jìn)行，檢查行動(dòng)的結(jié)果，分析出現(xiàn)的問(wèn)題，充分調(diào)動(dòng)各級(jí)部門和人員參與信息化建設(shè)的積極性，形成各級(jí)部門和人員在信息化建設(shè)中多出成績(jī)的良好競(jìng)爭(zhēng)與合作局面。 

　　結(jié)構(gòu)化的管理促進(jìn)有效的溝通 

　　在這個(gè)項(xiàng)目中，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)將紛繁復(fù)雜的項(xiàng)目信息進(jìn)行了結(jié)構(gòu)化的管理，規(guī)定了項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)人都是溝通的主體，都要嚴(yán)格按照溝通計(jì)劃進(jìn)行項(xiàng)目溝通；同時(shí)，指派專人負(fù)責(zé)維護(hù)溝通計(jì)劃、收集產(chǎn)生的信息，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)發(fā)布和終存儲(chǔ)信息，并針對(duì)溝通計(jì)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行溝通方面的績(jī)效考核。 
　　在該項(xiàng)目的溝通計(jì)劃中，包含了一個(gè)《項(xiàng)目溝通通訊錄》，上面記載了用戶主要項(xiàng)目干系人的姓名、職責(zé)、通訊方式、需要收集的信息和需要發(fā)布的信息、溝通的時(shí)機(jī)、誰(shuí)負(fù)責(zé)與他溝通等資料，使各溝通責(zé)任人能夠清晰地了解他所負(fù)責(zé)的溝通任務(wù)，可以按規(guī)定的時(shí)機(jī)和內(nèi)容與他所負(fù)責(zé)的溝通對(duì)象進(jìn)行及時(shí)的溝通。 
　　在項(xiàng)目中，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)采用了統(tǒng)一的項(xiàng)目文檔管理方式，包括統(tǒng)一的文檔書寫格式、規(guī)定的文檔目錄、文檔保存的方式、信息讀寫的權(quán)限等，使文檔的書寫、保存和檢索非常清晰和方便，用戶和溝通責(zé)任人能夠快速地提取到所需要的信息。為了保證溝通的真正實(shí)現(xiàn)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建立了溝通反饋機(jī)制：規(guī)定溝通必須保證信息被接收者接到并理解。例如：對(duì)較重要的通知、變更等信息要求信息接收人向信息發(fā)送人進(jìn)行二次表敘，即要求信息接收人對(duì)接收的信息進(jìn)行說(shuō)明，以了解信息接收人對(duì)接收到的信息的具體了解程度，確保信息發(fā)送人傳達(dá)的信息被接收人準(zhǔn)確無(wú)誤地接收和理解。 
　　項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)通過(guò)各種例行的和隨機(jī)的會(huì)議和報(bào)告與用戶進(jìn)行溝通，將提交給用戶的報(bào)告分為定期報(bào)告、階段審查報(bào)告和緊急報(bào)告三類，規(guī)定了具體的報(bào)告格式及提交時(shí)間。其中，定期報(bào)告和階段審查報(bào)告是在某一特定的時(shí)間點(diǎn)將項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和用戶所完成的工作向用戶的相關(guān)人員進(jìn)行通報(bào)，如周工作報(bào)告、項(xiàng)目階段工作報(bào)告和里程碑工作報(bào)告，主要涉及項(xiàng)目當(dāng)前的狀態(tài)、進(jìn)度完成情況、當(dāng)前的問(wèn)題和階段工作計(jì)劃等。緊急報(bào)告是指在項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中出現(xiàn)了意外情況后進(jìn)行的報(bào)告，如問(wèn)題狀態(tài)報(bào)告、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控報(bào)告等，主要涉及項(xiàng)目當(dāng)前發(fā)現(xiàn)了哪些問(wèn)題或風(fēng)險(xiǎn)、相關(guān)影響是什么、需要如何進(jìn)行解決（動(dòng)用什么資源）。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)通過(guò)這些會(huì)議和報(bào)告，使用戶的相關(guān)人員能夠始終了解項(xiàng)目的真實(shí)狀況。 

　　將溝通作為用戶參與的基礎(chǔ)、號(hào)角和保障 

　　如果項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在進(jìn)行項(xiàng)目計(jì)劃的制定時(shí)，不能了解用戶人員的工作安排，不能使用戶切實(shí)了解將要進(jìn)行的工作的重要性和必要性，不能將計(jì)劃的可行性與用戶進(jìn)行協(xié)商，不能明確地告訴用戶項(xiàng)目活動(dòng)所需要進(jìn)行的協(xié)作工作內(nèi)容和方式，那么，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)單方面制定的計(jì)劃豈不是如同建立在沙灘上的別墅？因此，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需要在與用戶進(jìn)行充分的溝通、協(xié)商的基礎(chǔ)上，與用戶共同制定和簽署切實(shí)可行的《項(xiàng)目計(jì)劃》。
　　在現(xiàn)今瞬息萬(wàn)變的社會(huì)中，“計(jì)劃總是沒(méi)有變化快”是不爭(zhēng)的事實(shí)，沒(méi)有變化的計(jì)劃是沒(méi)有生命力的。在項(xiàng)目每個(gè)階段的工作開始前，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)都要了解當(dāng)初制定項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)的假定和約束條件有沒(méi)有發(fā)生變化，了解項(xiàng)目計(jì)劃有沒(méi)有變更的需要；同時(shí)通過(guò)發(fā)送各種《通知》的方式，向用戶方的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、主要項(xiàng)目成員及其他相關(guān)人員發(fā)送項(xiàng)目將要進(jìn)行的活動(dòng)信息，如同進(jìn)攻前發(fā)出的號(hào)角一樣，使參與項(xiàng)目的用戶相關(guān)人員切實(shí)地做好各項(xiàng)組織、協(xié)調(diào)和準(zhǔn)備工作，配合項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)共同完成這個(gè)階段的工作。 
　　當(dāng)項(xiàng)目的某個(gè)階段的工作完成后，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和用戶共同檢查和記錄這個(gè)階段的可交付成果，將項(xiàng)目的實(shí)際狀況通報(bào)給項(xiàng)目各方，肯定工作成績(jī)，鼓舞項(xiàng)目各方的士氣，使得項(xiàng)目的各個(gè)參與方進(jìn)一步堅(jiān)定項(xiàng)目必勝的信心；同時(shí)，及時(shí)地分析問(wèn)題以尋求改進(jìn)，消除存在的分歧和誤解，保障并進(jìn)一步提高用戶參與項(xiàng)目活動(dòng)的熱情。
　　正是因?yàn)轫?xiàng)目團(tuán)隊(duì)在溝通方面進(jìn)行了卓有成效的工作，確保了用戶的積極參與，從而為項(xiàng)目的成功奠定了基礎(chǔ)。雙方在項(xiàng)目的進(jìn)行過(guò)程中始終處于緊密協(xié)作的狀態(tài)，共同面對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中遇到的困難，同心協(xié)力解決問(wèn)題，分享達(dá)到階段成果時(shí)的喜悅。……終，該項(xiàng)目獲得了圓滿的成功，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在溝通方面的努力更是得到了用戶“你們的溝通非常專業(yè)”的好評(píng)。 
　　當(dāng)前的時(shí)代是一個(gè)合作的時(shí)代，信息系統(tǒng)的建設(shè)也無(wú)法脫離這個(gè)主題，它需要信息系統(tǒng)供應(yīng)商、用戶以及項(xiàng)目的其他參與方（如硬件提供商）的共同協(xié)作。所以，高效和健全的項(xiàng)目溝通管理是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)為提高用戶的積極參與所做出的不懈努力，有效的溝通可以使用戶及時(shí)了解項(xiàng)目的進(jìn)展情況，保證項(xiàng)目符合用戶的要求，并按照既定的計(jì)劃向前推進(jìn)，使用戶認(rèn)同項(xiàng)目的進(jìn)度并建立預(yù)期，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決項(xiàng)目推進(jìn)過(guò)程中遇到的問(wèn)題。 
　　信息系統(tǒng)的建設(shè)需要項(xiàng)目各方的充分溝通，只有在充分溝通基礎(chǔ)上進(jìn)行的項(xiàng)目，才能保證項(xiàng)目各方的思想統(tǒng)一、步調(diào)一致，項(xiàng)目才能終邁向成功。