7． 制作報表

項目管理軟件包在初應(yīng)用時，一般只有少數(shù)報表，通常是列表總結(jié)進度計劃、資源或預(yù)算。，決大多數(shù)項目管理軟件包都有非常廣泛的報表功能。下面列出一些可制作的報表內(nèi)容：

. 項目全面匯報報表。

. 項目主要階段（里程碑）報表。

. 一定時期內(nèi)的各種信息，例如這一時期內(nèi)完成和正在進行的任務(wù)，以及準(zhǔn)備開始的任務(wù)。

. 財務(wù)報表，顯示全面的信息，包括所有任務(wù)、整個項目預(yù)算、超支情況、累計預(yù)算成本、實際成本以及承付款項。

. 成本/進度控制系統(tǒng)準(zhǔn)則（c/scsc）報表。通常美國國防部進行國防項目時要求使用這個報表。

. 對項目的各種或一組資源進行資源配置報表。

. 定制的標(biāo)準(zhǔn)報表、交叉報表、變量基準(zhǔn)對比表。

8． 資源管理

目前的項目管理軟件都有一份資源清單，列明各種資源的名稱、資源可以利用時間的極限、資源標(biāo)準(zhǔn)及過時率、資源的收益方法和文本說明。每種資源都可以配以一個代碼和一份成員個人的計劃日程表。對每種資源加以約束，比如它可被利用的時間數(shù)量。用戶可以按百分比分為任務(wù)配置資源，設(shè)定資源配置的優(yōu)先標(biāo)準(zhǔn)，為同一任務(wù)分配各個資源，并保持對每項資源的備注和說明。系統(tǒng)能突出顯示并幫助修正不合理配置，調(diào)整和修勻資源配置。大部分軟件包可以為項目處理數(shù)以千計的資源。

9． 計劃

在所有項目管理軟件包中，用戶都能界定需要進行的活動。正如軟件通常能維護資源清單，它也能維護一個活動或任務(wù)清單。用戶對每項任務(wù)選取一個標(biāo)題、起始與結(jié)束日期、總結(jié)評價，以及預(yù)計工期（包括按各種計時標(biāo)準(zhǔn)的樂觀、可能及悲觀估計），明確與其他任務(wù)的先后順序關(guān)系以及負責(zé)人。通常，項目管理軟件中的項目會有幾千個相關(guān)任務(wù)。另外，大部分程序可以創(chuàng)建工作分析結(jié)構(gòu)，協(xié)助進行計劃工作。

10．項目監(jiān)督及跟蹤

項目管理的一項基本工作是對工作進程、實際費用和實際資源耗用進行跟蹤管理。大部分項目管理軟件包允許用戶確定一個基準(zhǔn)計劃，并實際進程及成本與基準(zhǔn)計劃里的相應(yīng)部分進行比較。大部分系統(tǒng)能跟蹤許多活動，如進行中或已完成的任務(wù)、相關(guān)的費用、所用的時間、起止日期、實際投入或花費的資金、耗用的資源，以及剩余的工期、資源和費用。關(guān)于這些臨近和跟蹤特征，管理軟件包有許多報告格式。

11．進度安排

在實際工作中，項目規(guī)模往往比較大，人工進行進度安排活動顯得極為復(fù)雜了。項目管理軟件包能為進度安排工作提供廣泛的支持，而且一般是自動化的。大部分系統(tǒng)能根據(jù)任務(wù)和資源清單以及所有相關(guān)信息制作甘特圖及網(wǎng)絡(luò)圖，對于這些清單的任何變化，進度安排會自動反映出來。此外，用戶還能調(diào)度重復(fù)任務(wù)，制定進度安排任務(wù)的優(yōu)先順序，進行反向進度安排（從末期到日首期），確定工作輪班，調(diào)度占用時間，調(diào)度任務(wù)，確定晚開始或盡早開始時間，明確任務(wù)必須開始或必須結(jié)束日期，或者是早、晚日期。

12．保密

項目管理軟件一個相對新穎的特點是安全性。一些系統(tǒng)對項目管理包自身、單個項目文件、項目文件中的基本信息（例如工資）均設(shè)有口令密碼。

13．排序及篩選

　利用排序，用戶可以按隨心所欲的順序來瀏覽信息，比如從高到低的工資率，按字母順序的資源名稱或任務(wù)名稱。大部分程序有各種排序方式（例如：按名、姓等）。篩選功能幫助用戶選擇出符合具體準(zhǔn)則的一些資源。例如，某些任務(wù)要用到某種具體資源，用戶如果想了解這些任務(wù)的有關(guān)信息，只需命令軟件程序忽略未使用這種的任務(wù)，而只把用到這種資源的任務(wù)顯示出來可以了。

14．假設(shè)分析

項目管理軟件一個非常實用的特點是進行假設(shè)分析。用戶可以利用這一特點來探討各種情形的效果。在某一項目的一些節(jié)點上，用戶可以向系統(tǒng)詢問："如果拖延一周，會有什么結(jié)果？"系統(tǒng)會自動計算出延遲對整個項目的影響，并顯示出結(jié)果。例如，某個建筑項目，要研究木材消耗率上升15%將發(fā)生什么結(jié)果，承包商只要把這一變化輸入計算機，所有的相關(guān)費用成本能顯示出來。幾乎可以對項目中所有變量（人員、工資率、成本）進行測試，觀察發(fā)生具體情況的影響。這種分析能使項目經(jīng)理更好地控制有關(guān)項目的各種風(fēng)險。

二、 常見的項目管理軟件包

下面簡要介紹一下當(dāng)前一些常見的項目管理軟件包。

1． CA-SuperProject

　Computer Associates International公司的CA-SuperProject是一個常用的軟件，特別是在那些管理公司網(wǎng)絡(luò)的項目管理人員、在Unix或Windows環(huán)境下的工作人員以及需要高性能程序的人中更受歡迎。這個軟件包能支持多達160，000多個任務(wù)的大型項目。許多評論人員因為它在大型項目及小型項目兩方面的優(yōu)異表現(xiàn)而予以高度評價。CA-SuperProject能創(chuàng)建及合并多個項目文件，為網(wǎng)絡(luò)工作者提供多層密碼入口，進行計劃審評法（PERT）的概率分析。而且，這一程序包含一個資源平衡算法，在必要時，可以保證重要工作的優(yōu)先性。它的主要缺點是用戶界面不如其他一些程序友好，應(yīng)當(dāng)在將來的版本中進一步解決。

2． Microsoft Project

毫不意外，作為微軟家庭一員的Microsoft Project，已經(jīng)占領(lǐng)了項目管理軟件包市場的大量份額。Microsoft Project的主要優(yōu)點是它與微軟其他產(chǎn)品（Access、Excel、PowerPoint、Word）很相似，菜單欄幾乎一樣，用戶的工具欄如出一轍。另外，用戶可以在應(yīng)用文件之間輕易地來回移動信息資料，例如，可以把Excel資源表中的成本信息輕易地移到Microsoft Project中，Microsoft Project中的一份甘特圖也可通過拖入或連接，輕易地移入Word文件中。日常用語（Tips of the day）、提示卡以及大量幫助范例大大簡化了程序的應(yīng)用，交互式日程系統(tǒng)、電子郵件以及分配設(shè)備的功能很強大�，F(xiàn)在，還包含應(yīng)用文件的視象（Visual Basic fot Applications），便于高級用戶設(shè)計接口或自動處理重復(fù)性工作。Microsoft Project的缺點是它的關(guān)鍵路徑處理，用戶不太容易查看，并且它也不如其他一些軟件包能處理多個項目及子項目。