四、 應(yīng)用項目管理軟件的益處
應(yīng)用項目管理軟件有很多益處。下面介紹一些：
1． 精確性
應(yīng)用項目管理軟件的一個主要益處是可以大大提高精確性。對于大型項目，人工繪制網(wǎng)絡(luò)圖、計算起止時間、臨近資源使用情況是非常困難的。項目管理軟件有精確的算法來計算項目信息并設(shè)有大量內(nèi)部例行程序檢查用戶的錯誤。
2． 經(jīng)濟(jì)性
基于個人電腦的項目管理軟件售價約400-700美元。這個價格對于個人來說顯得昂貴些，但對大多數(shù)業(yè)務(wù)而言，這樣的軟件確實物有所值。
3． 使用簡便
近幾年來，項目管理軟件的操作使用變得極其簡便，稍加訓(xùn)練可以完全掌握。這一特點(diǎn)，加上價格能接受，便利項目管理軟件的用戶迅速增加。
4． 處理復(fù)雜問題的能力
顯然，項目管理軟件在處理大型項目的某些方面（特別是數(shù)據(jù)方面）確實要比人工簡便得多。對于只有少數(shù)活動的短期項目，人工方法也許行得通，但如果項目有數(shù)以千計的活動、上千種資源、持續(xù)幾年時間，項目管理軟件對如此復(fù)雜工作的協(xié)助作用顯得必不可少了。
5． 可維護(hù)性和可更改性
對人工系統(tǒng)進(jìn)行項目信息的維護(hù)和修改，通常是很麻煩的。例如，對某個項目的管理沒有應(yīng)用計算機(jī)，那么每次發(fā)生變化時，項目人員不得不人工重新設(shè)計網(wǎng)絡(luò)圖、重新核算成本。利用項目管理軟件數(shù)據(jù)資源的任何更改都會自動反應(yīng)到網(wǎng)絡(luò)圖表、成本表以及資源頒布表等這些項目文件中。這個功能會經(jīng)常用到，因為無論你的計劃做得多么完善，在過程中都必定會發(fā)生一些變化（至少一點(diǎn)兒）。
6． 保持記錄
項目管理軟件的一個主要優(yōu)點(diǎn)是它能很好地保持記錄。例如，可以保護(hù)有關(guān)各個團(tuán)隊成員的進(jìn)度計劃、各項任務(wù)及所用資源的數(shù)據(jù)資料。在準(zhǔn)備優(yōu)質(zhì)的報表或?qū)碜鲇媱潟r，會用到這些數(shù)據(jù)資料。但是，用戶必須不斷更新文件，使記錄保持不失去意義。
7． 速度
收集好相關(guān)數(shù)據(jù)資料并且輸入后，軟件能非常迅速地進(jìn)行幾乎每一種能想出來的計算。人工創(chuàng)建、修改計劃、進(jìn)度計劃和預(yù)算，要花費(fèi)幾小時、幾天或幾個星期，但是，系統(tǒng)在分秒之內(nèi)便可完成修改工作，省下的時間通常足夠來支付軟件的價格了。
8． 假設(shè)分析
進(jìn)行假設(shè)分析是項目管理軟件的一個超前進(jìn)步的功能，也是它的一個顯著優(yōu)點(diǎn)。正如前面討論的，假設(shè)分析使用戶可以了解項目中發(fā)生的各種情形的效果。用戶在軟件上運(yùn)行不同的情景，然后做出評估。這樣，項目經(jīng)理對某些偶發(fā)事件可以做好計劃準(zhǔn)備，并估計相應(yīng)的結(jié)果。進(jìn)行假設(shè)分析如果不使用軟件是難以想象，甚至是不可能的。
五、 應(yīng)用項目管理軟件的注意事件
盡管使用項目管理軟件有許多益處，但在使用過程中也有一些應(yīng)該注意的地方，同時盡可能避免其中的一些陷阱。
1． 沉溺于軟件程序中
有時，一些項目經(jīng)理會沉溺于項目管理軟件。某個項目經(jīng)理可能會把大量時間投入軟件中，擺弄那些報表、功能，把工件中主要的部分-人員拋在腦后。
2． 安全錯覺
項目管理軟件有時會使項目經(jīng)理產(chǎn)生一種安全錯覺。主要以幾種方式：首先，項目經(jīng)理會認(rèn)為，由于有功能強(qiáng)大的軟件，項目會管理完成得更出色。其次，如果項目偏離計劃，項目經(jīng)理會認(rèn)為軟件能有辦法讓項目回到正常軌道上來。第三，軟件如果使用不當(dāng)，它可能會顯示項目進(jìn)行良好，但實際情況卻并非如此，單憑軟件顯示一切正常是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。
3． 信息超載
項目管理軟件提供了眾多的功能和大量信息。有時可怕的數(shù)量能導(dǎo)致危險局面。應(yīng)該只使用有合適功能的軟件。項目經(jīng)理要克制自已，避免使用某些功能，生成更多的報表和數(shù)據(jù)資料，卻對成功地完成項目毫無益處。
4． 學(xué)習(xí)曲線
要熟練使用項目管理包，確實需要花些時間。所需時間根據(jù)個人的不同情況和經(jīng)歷而不同。對于那些目前不使用計算機(jī)和商業(yè)軟件的人來說，會有一個非常明顯的學(xué)習(xí)曲線。然后，近幾年來，由于軟件越來越易于使用，使得為掌握軟件應(yīng)用而需要的學(xué)習(xí)培訓(xùn)時間大大縮短了。
5． 過度依賴于軟件
由于項目管理軟件的應(yīng)用越來容易和有趣，同時軟件提供了大量很有吸引力的特性，使得項目經(jīng)理開始過分依賴于軟件。對項目管理缺乏基本知識的人有時使用軟件，但卻不知道軟件的真正用途。如果沒有掌握項目管理的基本概念，軟件沒有什么意義了。通俗地說，項目管理軟件僅僅是幫助你更有效率、有效果地工作的一個工具，軟件自己并不能管理項目。你進(jìn)行項目管理，一定要依靠你自己的技能，依靠你的團(tuán)隊的技能。
